E-Dönüşüm, Maliye Bakanlığı Gelir İdare Başkanlığı tarafından faaliyete geçirilen e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-Bilet ve e-Adisyon gibi dijital dönüşüm uygulamalarıdır. Bu uygulamaların tamamına e-Dönüşüm adı verilmekte ve GİB tarafından e-Belge olarak adlandırılmaktadır. E-Dönüşüm uygulamaları sayesinde hem faturalar için harcanan maliyetten tasarruf sağlanması hem de büyük bir kağıt israfının önüne geçilmiştir.
Ticaretin daha güvenli ve hızlı bir şekilde ilerlemesi için de önemli bir adım olan e-Dönüşüm uygulamaları pek çok avantaja sahiptir. E-Dönüşüm uygulamaları için harcanan maliyet kağıt faturalarından yapılan tasarruf da bu avantajlardan biri olarak sayılabilir. E-Dönüşüm ürünleri ise şu şekilde sıralanabilir:
- E-Fatura: Fatura gönderme, alma ve inceleme işlemlerinin internet ortamı üzerinden gerçekleştirilmesidir.
- E-İrsaliye: Elektronik ortam üzerinden sevk irsaliyesi gönderme, alma, saklama ya da inceleme işlemlerinin yapılmasını sağlayan bir sistem olarak ifade edilir.
- E-Arşiv: E-Fatura mükellefi olmayan firmalar tarafından internet üzerinden düzenlenen bir fatura türüdür. Firmalara bağlı olarak düzenlenen bu e-Arşiv belgeleri müşterilere e-Posta ya da SMS aracılığı ile iletilir. Basılı bir şekilde kağıt belge olarak düzenlenmesi de mümkündür.
- E-Müstahsil Makbuzu (e-MM): Vergiye tabi olmayan mal satın alımları için düzenlenen ve fatura yerine geçen ticari belgenin elektronik ortamda düzenlenmesidir.
- E-Defter: Muhasebe defter kayıtlarının dijital ortama aktarılarak gerekli birimlere iletilmesini sağlayan sistemdir. Muhasebe defterini, Gelir İdaresi Başkanlığına gönderirken e-Defter formatında ilerlemek hem işlemlerin hızlı hem de güvenli bir şekilde yürütülmesi için önemli bir adımdır.
- E-Bilet: İnternet üzerinden ulaşım hizmetlerinden alınan biletlerin yine internet üzerinden oluşturulan bilet dökümleridir. Bilet üzerinde yolcu bilgileri, kalkış veya iniş yerleri ve sefer bilgileri gibi gerekli bilgiler yer alır. Ulaşım hizmetinin sağlanacağı firmanın web sitesine ya da uygulamasına bağlanılarak hızlı ve kolay bir şekilde e-Bilet oluşturup seyahat işlemlerinizi kolay bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz.
- E-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM): Elektronik ortamda düzenlenen ve serbest meslek faaliyeti gösteren kişilerin düzenlemekle zorunlu olduğu gelir beyan eden makbuzdur.
- E-Adisyon: Vergi Usul Kanunu tarafından denetlenen ve restoran, lokanta, kafeterya, pastane ya da masaya servis sağlayan diğer mekanların vergilendirme yapabilmesi için kullandıkları bir hizmettir. Adisyon kağıdının elektronik ortama aktarılmış şekli olarak da adlandırılabilir.
E-Dönüşüm Nedir? Muhasebe ve Finans Süreçlerine Etkileri Nelerdir?
E-Dönüşüm nedir sorusu sorulduğunda, akla gelen ilk bilgi elektronik ortamda düzenlenen faaliyetleri kapsayan bir uygulama olmasıdır. Kimi zaman dijital dönüşüm olarak da ifade edilen e-Dönüşüm, işletme ya da kurumların işleyişindeki süreçleri tamamen internet ortamında yapabilmesine ve düzenlenen her türlü belge kayıtlarını dijital ortamda saklayabilmesine, bu belgeleri hazırlamasına ve görüntülemesine imkan veren bir işlemdir.
Dijitalleşmenin sağladığı faaliyetlerin yanı sıra pek çok getirisi bulunan e-Dönüşüm, hatasız, pratik, masrafsız ve ekonomik bir şekilde iş süreçlerinin yürütülmesini sağlar. Pek çok sektörde kullanılmaya başlanan e-Dönüşüm ürünlerinin hızlı ve çabuk bir şekilde entegre olması, kontrolün dijital ortamlar üzerinden sağlanması ve iş yükünün azalarak işlemlerin daha hızlı bir şekilde gerçekleştirilmesi e-Dönüşüm çözümleri olarak adlandırılmaktadır.
E-Dönüşüm Sistemleri Nelerdir?
Yukarıda kısaca tanımı yapılan e-Dönüşüm sistemlerini daha detaylı bir şekilde incelendiğinde şu şekilde sıralamak mümkündür:
- E-Fatura: Vergi Usul Kanunu tarafından 2010 yılında yürürlüğe konulan e-Fatura, e-Dönüşüm sürecinin başlatılmasından da önce olan bir sistem olarak bilinir. Kayıtlı faturalar zamanla yerini elektronik ortamda hazırlanan faturalara bırakmıştır.
Bu faturaların elektronik formatta hazırlanması müşteriye gönderilerek saklanması, incelenmesi ve iletilmesi gibi konulara hız ve kolaylık kazandırmıştır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sağlanan düzenlemelere göre fatura üzerinde bulunan veriler ve fatura standartları yasalara bağlı olarak belirlenmiştir. - E-Defter: Bu uygulama Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu tarafından denetlenen ve şirketlerin tutmakla zorunlu olduğu vergi defterlerinin elektronik ortama aktarılmasıdır. Şirketler vergiye tabi tutuldukları için gerçekleştirdikleri her türlü finansal işlemi kayıt altına almakla yükümlüdür.
Kayıt altına alınan bu defterler, ilgili kurumlar tarafından denetlenmekte ve gerekli vergi işlemleri uygulanmaktadır. Tutulun bu defterin elektronik ortama aktarılmasına e-Defter denilmektedir. E-Defter uygulaması hem dijital ortamda hazırlandığı hem de dijital ortamda saklandığı için daha hızlı ve güvenli işlem sağlanmasına yardımcı olur. Resmi kurumlar tarafından yapılan denetlemelerin de internet ortamından yürütülmesi yaşanabilecek aksiliklerin ve sorunların önüne geçilerek doğru bir denetimin gerçekleşmesine olanak tanır. - E-Arşiv: E-Fatura mükellefi dışında kalan bazı işletmelerin tüketicilere kesilen faturalarda e-Arşiv uygulaması kullanması gerekir. E-Arşiv, dijital ortamda hazırlanan ve müşterilere iletilen bir belgedir. E-Fatura mükellefi olmayan gerçek ya da tüzel kişiler tarafından düzenlenen, saklanan ve ibraz edilen bir belgedir. Raporlama ya da gönderilmesi gibi tüm işlemler elektronik ortamda gerçekleştirilmektedir.
- E-İrsaliye: Şirketlerin sevk işlemleri için oluşturulan bir belgedir. Eskiden kağıt üzerinde gerçekleştirilen bu belge zamanla elektronik ortamda hazırlanmıştır ve e-İrsaliye olarak adlandırılmaktadır. Düzenlenmesi, saklanması, gönderilmesi ve incelenmesi gibi tüm işlemler elektronik ortamda gerçekleştirildiğinden zahmetsizdir.
- E-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM): Serbest meslek sahiplerinin sağladığı hizmetler karşılığında düzenlenen mali değer makbuzuna denir. Bu makbuzun elektronik ortamda düzenlenmesi ve aslının müşteriye iletilmesi e-Dönüşüm uygulamalarından biridir.
- E-Müstahsil Makbuzu (e-MM): Çiftçilik ile geçimini sağlayan vatandaşlar Vergi Usul Kanunu gereğince vergiden muaftır. Ancak bu kişilerin sağladığı hizmet karşılığında kazançları kadar fatura kesilmesi zorunludur. Müstahsil makbuz ise kesilen bu faturalara verilen isimdir. E-MM uygulaması, fiziki ortamda düzenlenen bu faturanın elektronik ortama taşınması ve bu şekilde düzenlenen tüm makbuzların hukuki değer taşımasını ifade eder.
E-Dönüşüm Ürünlerinin İşletmelere Olan Avantajları Nelerdir?
E-Dönüşüm ürünlerini kullanmanın işletmelere sağladığı birtakım avantajlar vardır. Bu avantajlardan en önemlileri şu şekilde sıralanabilir:
- İşletmelerde sıkça kullanılan fatura, irsaliye, defter kayıtları ve daha pek çok belgenin düzenlenmesi, gönderilmesi ve saklanması hem ekstra bir maliyete hem de iş yükününün fazlalaşmasına sebebiyet vermektedir. Bu belgelerin e-Dönüşüm ürünleri sayesinde dijital ortamda düzenlenmesi ve gerekli tüm işlemlerin yine elektronik ortamda gerçekleşmesi ciddi bir maliyet karına neden olmaktadır.
- Belgelerin elektronik ortamda saklanması, istenildiğinde çıkarılarak tekrar incelenmesi ya da uzun zaman kayıt altında tutulmasına imkan sağladığından ekstra avantajlara sahiptir. Yaklaşık 10 yıl süre ile düzenlenen her belge dijital ortamda saklanarak muhafaza edilebilir.
- Faturaların alıcıya gönderilmek üzere düzenlenen kargo maliyetini de düşürmektedir.
- Düzenlenen fatura, irsaliye, defter ve bilet gibi pek çok belge ciddi bir kağıt israfına neden olmaktadır. Dijital dönüşüm ürünleri bu israfın önüne geçerek çevreyi ve doğayı koruma altına alarak tasarruf sağlamaktadır.
KolayBi’ ile e-Belge Dönüşüm Sürecinizi Hızlandırın!
İşletmenizin e-Dönüşüm sürecinde KolayBi’ yanınızda. Kolay bir şekilde e-Fatura sistemine geçişiniz için profesyonel destek ekibimiz sizinle. Üstelik hediye 1000 veya 3000 e-Fatura kontörü kampanyasından şimdi yararlanın! KolayBi’ ile işinizi büyütmenin yanı sıra zaman ve paradan tasarruf edin. İşletmenizi dijitalleştirirken, e-Belgeye geçiş sürecinizi KolayBi’ ile tamamlayın.
Konuyla ilgili diğer içeriklerimiz;
Web Tabanlı Ön Muhasebe Programı Nedir? Avantajları Nelerdir?
