Dijital ortamdaki izin süreçlerinin yönetilmesine ilişkin düzenlemeler kapsamında oluşturulmuş, ulusal bir veri tabanı olarak tanımlanan İYS nedir? İYS, Ticari elektronik iletilerin onaylarını kaydetmek ve yönetmek amacıyla hizmet sağlayıcıların kullanması gereken bir platformdur.
Bu sistem, Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler ile ilgili yönetmelik çerçevesinde değerlendirilir ve alıcının onayı olmadan ticari iletilerin gönderilmesini yasaklar. Promosyon, indirim, pazarlama ve kampanya gibi içerikler için alınan izinler, İleti Yönetim Sistemi’ne kaydedilmek zorundadır.
İleti Yönetim Sistemi (İYS) Nasıl Çalışır?
İleti Yönetim Sistemi (İYS), işletmelerin müşterilerinden aldıkları iletişim izinlerini dijital ortamda kaydetmelerini ve yönetmelerini sağlayan bir platformdur. İleti Yönetim Sistemi nedir sorusuna cevap verdikten sonra, sistemin çalışma prensiplerine de değinmek gerekir. İşletmeler, müşterilerinin ticari elektronik iletileri (e-posta, SMS, telefon aramaları gibi) almayı kabul ettiklerini belirten onayları İYS'ye kaydeder. Bu süreçte aşağıdaki adımlar izlenir:
- İzinlerin Toplanması ve Kaydedilmesi
- İşletmeler, müşterilerinden çeşitli kanallar aracılığıyla (web sitesi, mobil uygulama, fiziksel formlar vb.) ticari elektronik ileti göndermek için izin alırlar.
- Alınan bu izinler, dijital olarak İYS'ye kaydedilir. Her bir izin kaydı, müşterinin kimlik bilgileri, iletişim kanalı ve onay tarihi gibi ayrıntıları içerir.
- İzinlerin Doğrulanması ve Takibi
- İYS, kaydedilen izinlerin güncelliğini ve geçerliliğini devamlı olarak kontrol eder.
- İşletmeler, İYS'ye kaydedilen izinlerin doğruluğunu ve güncelliğini sağlamak için düzenli olarak izin kayıtlarını gözden geçirmelidir.
- İzinlerin Yönetimi
- Tüketiciler, İYS üzerinden kendilerine ait iletişim izinlerini görüntüleyebilir ve yönetebilirler.
- Tüketiciler, İYS aracılığıyla daha önce verdikleri izinleri iptal edebilir veya yeni izinler ekleyebilirler. Bu işlemler, kullanıcı dostu bir arayüz üzerinden kolayca yapılabilir.
- İletilerin Gönderilmesi
- İYS, işletmelerin sadece izinli alıcılara ticari elektronik ileti göndermesini sağlar.
- İşletmeler, ticari elektronik ileti göndermeden önce, alıcının İYS üzerindeki izin durumunu kontrol eder ve sadece onaylı alıcılara ileti gönderir.
- Raporlama ve Denetim
- İYS, işletmelere gönderilen iletiler ve izinlerin durumu hakkında kapsamlı raporlama ve analiz araçları sunar.
- İşletmeler, izin yönetimi süreçlerini ve ileti gönderimlerini düzenli olarak denetleyerek yasal uyumluluğu sağlarlar.
Bu sayede İYS, hem işletmeler hem de tüketiciler için şeffaf ve güvenilir bir iletişim izin yönetim süreci sunar. İşletmeler, İYS sayesinde yasalara uygun şekilde hareket ederek müşteri memnuniyetini artırırken tüketiciler de kendilerine yönelik istenmeyen ticari iletilerden korunmuş olurlar.
İleti Yönetim Sistemi (İYS) Başvurusu Nasıl Yapılır?
İleti Yönetim Sistemi’ne başvuru ve kayıt işlemleri oldukça basittir ve birkaç adımdan oluşur. Başvurular https://iys.org.tr/ üzerinden online olarak yapılabilir ve aşağıdaki süreçler izlenir:
- Ön Hazırlık
- Başvuru yapmadan önce işletmenizin İYS’ye kayıt için gerekli olan belgeleri ve bilgileri hazırlamanız gerekir. Bu belgeler içerisinde vergi levhası, şirketin ticaret sicil gazetesi ve imza sirküleri bulunur.
- E-imza ile Başvuru
- Şirketin imza yetkilisinin e-imzası ile başvuru yapılması gereklidir. Eğer e-imzanız yoksa öncelikle e-imza temin etmelisiniz.
- E-imza ile başvuru yapacak şirketler, İYS’nin resmi web sitesine girerek başvuru formunu doldururlar. Formda şirket bilgileri, iletişim bilgileri ve diğer gerekli detaylar istenir.
- Fiziksel Başvuru
- E-imza kullanamayan şirketler, başvurularını fiziksel olarak yapabilirler. Bu durumda, gerekli belgelerle birlikte İYS ofisine başvurulmalıdır.
- Fiziksel başvuru için gerekli belgeler arasında başvuru formu, şirketin imza sirküleri, ticaret sicil gazetesi ve vergi levhası gibi belgeler bulunur.
- MERSİS Kaydı ile Başvuru
- İYS e-devlet kapısı üzerinden giriş yaparak başvuru gerçekleştirebilir. MERSİS kaydı bulunan şirketler için geçerli olan bu yöntem, başvuru sürecini hızlandırır ve kolaylaştırır.
- Yabancı Şirketler için Başvuru
- Yabancı şirketler sadece fiziksel başvuru yapabilirler. Yabancı şirketlerin başvurusu için gerekli belgeler arasında şirketin uluslararası geçerliliği olan ticaret belgeleri ve temsil yetkisine sahip kişinin kimlik belgeleri bulunur.
- Başvuru Sürecinin Tamamlanması
- Başvuru tamamlandıktan sonra İYS yetkilileri başvuruyu inceleyerek gerekli kontrolleri yapar.
- Başvuru onaylandığında işletme İYS’ye kaydedilir ve ileti yönetim süreçlerini dijital ortamda yönetmeye başlayabilir.
İşletmeler, başvuru süreci tamamlandıktan sonra İYS portalı üzerinden izin kayıtlarını yönetebilir, raporlar oluşturabilir ve tüketicilerle iletişim süreçlerini düzenleyebilirler. İYS’ye kayıt olmak, işletmelerin yasal düzenlemelere uyum sağlamasını ve müşteri iletişimlerini daha etkin bir şekilde yönetmesini sağlar.
İleti Yönetim Sistemi Başvurusu için Gerekli Belgeler Nelerdir?
İleti Yönetim Sistemi kaydı için gerekli belgeler şunlardır:
- Şirketin imza yetkilisinin Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, telefon numarası ve kurumsal e-mail adresi
- Hizmet sahibinin MERSİS numarası ve ticari elektronik ileti gönderim talebinde bulunduğu markaların tescil belgeleri
- Elektronik imzalı İleti Yönetim Sistemi Temel Hizmetler Kullanım Taahhütnamesi
Bu belgeler, başvuru formu doldurulduktan sonra sisteme yüklenmelidir.
Ticari Elektronik İleti Nedir?
Ticari elektronik ileti, işletmelerin mal veya hizmet tanıtımı, pazarlama, promosyon, reklam veya anket amacıyla tüketicilere gönderdiği iletilerdir. Bu iletiler; SMS, e-posta veya sesli mesaj yoluyla gönderilebilir. Ticari elektronik iletiler, tüketicinin onayı olmadan gönderilemez ve her iletinin sonunda alıcıya ret hakkı sunulmalıdır.
İleti Yönetim Sistemi’ne Nasıl Belge Yüklenir?
İleti Yönetim Sistemi’ne belge yüklemek için sisteme giriş yapıldıktan sonra başvuru işlemleri menüsünden belge yükleme sekmesi seçilir. Belgeler, PDF veya JPEG formatında yüklenir. Belgelerin okunabilir ve doğru bilgiler içermesi önemlidir.
İleti Yönetim Sistemi’ne Eklenecek Belgeler Nelerdir?
İleti Yönetim Sistemi’ne eklenecek belgeler şunlardır:
- İletişim ağı (arama, mesaj veya e-mail)
- İzin belgesi (ıslak imzalı onay formu gibi)
- İzin tarihi
- İletişim adresi (e-mail adresi ya da telefon numarası)
İleti Yönetim Sistemi Önemi Nedir?
İleti Yönetim Sistemi (İYS), günümüz dijital iletişim dünyasında hem tüketiciler hem de işletmeler için kritik bir öneme sahiptir. İYS, ticari elektronik iletilerin yönetimi konusunda düzenleyici bir çerçeve sunarak iletişim süreçlerinin daha şeffaf, güvenilir ve etkili olmasını sağlar.
Tüketiciler için İYS'nin Önemi
- İzinsiz ve İstenmeyen İletilerden Korunma
- Tüketiciler, sık sık izinsiz ve istenmeyen ticari iletilerle karşı karşıya kalır. İYS, tüketicilere bu tür iletilerden korunma imkânı sağlar.
- Tüketiciler, İYS üzerinden ileti izinlerini yöneterek hangi işletmelerden ticari ileti almak istediklerine kendileri karar verebilirler. Bu sayede yalnızca onay verdikleri işletmelerden ileti alırlar.
- İzinlerin Kolay Yönetimi
- Tüketiciler, İYS aracılığıyla verdikleri izinleri kolayca görüntüleyebilir, onay verebilir veya iptal edebilirler.
- Kullanıcı dostu arayüz sayesinde ileti izinlerini yönetmek oldukça basit ve hızlıdır. Bu durum, tüketicilerin istenmeyen iletilerden kurtulmalarını ve iletişim tercihlerini kontrol etmelerini sağlar.
- Gizlilik ve Güvenlik
- İYS, tüketicilerin kişisel bilgilerinin güvenli bir şekilde muhafaza edilmesini ve kullanılmasını mümkün kılar.
- Tüketici verileri, yasal düzenlemelere uygun olarak korunur ve üçüncü taraflarla paylaşılmadan önce tüketicinin onayı alınır. Vatandaş İYS ile gizlilik haklarının korunmasını sağlar.
İşletmeler için İYS'nin Önemi
- Yasal Uyum ve Cezai Yaptırımlardan Kaçınma:
- İYS, işletmelerin ticari ileti gönderirken yasal düzenlemelere uygun hareket etmelerini sağlar.
- Kanuna uygun hareket eden işletmeler, yasal cezai yaptırımlardan kaçınır ve bu sayede hukuki risklerini minimize ederler. İYS'ye kayıtlı işletmeler, ticari ileti izinlerini düzenli olarak güncelleyerek yasal uyumu sağlarlar.
- Tüketici Memnuniyetinin Artırılması:
- İYS, işletmelerin yalnızca izinli alıcılara ticari ileti göndermesini sağladığı için tüketici memnuniyetini artırır.
- İzinli iletişim, tüketicilerin işletmeye olan güvenini pekiştirir ve müşteri sadakatini artırır. Müşteriler, izinsiz iletilerle rahatsız edilmedikleri için işletmeye karşı daha olumlu bir tutum sergilerler.
- Etkili ve Hedefli Pazarlama:
- İYS, işletmelere hedefli pazarlama yapma imkânı tanır. İzinli alıcılara gönderilen iletiler, daha yüksek etkileşim ve dönüşüm oranları sağlar.
- Hedef kitleye yönelik iletişim stratejileri, pazarlama kampanyalarının başarısını artırır ve daha etkin sonuçlar elde edilmesini sağlar. Bu da işletmelerin pazarlama bütçelerinin daha verimli kullanılmasına yardımcı olur.
- Güvenilirlik ve Marka İmajının Güçlendirilmesi:
- İYS'ye kayıtlı işletmeler, tüketiciler gözünde daha güvenilir ve profesyonel bir imaj çizerler.
- Yasal düzenlemelere uyum sağlamak ve şeffaf iletişim süreçleri yürütmek, işletmelerin marka imajını olumlu yönde etkiler. Bu da uzun vadede marka bağlılığını ve müşteri sadakatini pekiştirir.
Genel Olarak İYS'nin Önemi
- Dijital İletişim Düzeninin Sağlanması:
- İYS, dijital iletişimde düzen ve disiplin sağlar.
- İşletmeler ve tüketiciler arasındaki iletişim süreçlerinin daha şeffaf ve kontrollü olmasını sağlayarak her iki taraf için de daha verimli bir iletişim ortamı yaratır.
- Veri Güvenliği ve Mahremiyetin Korunması:
- İYS, veri güvenliği ve mahremiyetin korunmasına yönelik önemli bir adım olarak değerlendirilebilir.
- Tüketici verilerinin güvenli bir şekilde saklanması ve işlenmesi, hem yasal uyumu sağlar hem de tüketici haklarını korur.
Sonuç olarak İleti Yönetim Sistemi, işletmeler ve tüketiciler için oldukça önemlidir. Tüketiciler, izinsiz ve istenmeyen iletilerden korunurken işletmeler de yasal düzenlemelere uygun hareket ederek cezai yaptırımlardan kaçınır. Ayrıca İYS sayesinde işletmeler, tüketici memnuniyetini artırarak güvenilirliklerini pekiştirir ve daha etkin pazarlama stratejileri ile hedef kitlelerine ulaşır.
İleti Yönetim Sistemi Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
İleti Yönetim Sistemi (İYS) hakkında ayrıntılı bilgi için aşağıdaki sıkça sorulan sorular bölümüne göz atabilirsiniz. Bu bölümde, İYS’ye kayıt olma zorunluluğundan SMS ve toplu mail engelleme işlemlerine kadar birçok konuda detaylı bilgiler bulabilirsiniz.
