Cari Yaşlandırma İşlemi Nedir?
Günümüzde işletmeler, sağlıklı bir şekilde faaliyetlerini devam ettirebilmek için nakit akışına ihtiyaç duymaktadırlar. İşletme türü fark etmeksizin nakit akışı olmayan firmaların devamlılığını sağlaması oldukça zordur. Buna ek olarak müşteri borçları, alınması gereken ödemeler ve faturalar da göz önünde bulundurulduğunda işler daha zor bir hal almaktadır.
İşin içinden çıkmak ise oldukça karmaşık gibi görünse de kullanılan bir yöntem işletmeler için hayat kurtarıcıdır. Bu yöntemin adı cari yaşlandırmadır. Bir diğer ismiyle borç yaşlandırma işletmelerin finansal yönden zarar görmesinin önüne geçer. Yazımızın devamında sıkça sorulan ve merak konusu olan borç yaşlandırmayı ayrıntılı bir şekilde ele aldık.
Cari Yaşlandırma Nedir?
Cari yaşlandırma bir muhasebe yöntemidir. Bu yöntem ile işletmenin finansal açıdan stabil kalması sağlanır. Öncelikle bu stabilitenin nasıl bozulacağını anlatarak başlayalım. A işletmesinin alması gereken 100 TL gibi bir borcu olduğunu düşünelim. Bu borç birçok firmaya veya müşteriye bölünmüş olabilir. Aynı şekilde A firmasının ödemesi gereken 80 TL gibi bir borcu olduğunu da varsayalım. Bu durumda makul olan alınan müşteri borçlarıyla firmanın kendi borçlarını kapatmasıdır. Fakat müşteriler borçlarını ödemediğinde finansal olarak A firması zora girer. Bu örnekleri çeşitlendirmek de mümkündür.
A firmasının borcu olmasa dahi müşterilerinin A firmasına vermesi gereken nakit ödemelerinin gerçekleşmesi gerekmektedir. Bu hem etik açıdan hem de sürdürülebilir bir ticaret açısından oldukça önemlidir.
Fakat vaktinde ödemelerini gerçekleştirmeyen müşterilerin olduğu durumlar oldukça yaygındır. Bu olaylar işletmelerin nakit akışını olumsuz yönde etkilemektedir. Böyle bir durumun yaşanmaması için ise cari yaşlandırma yöntemi kullanılmaktadır.
Bu yöntem ile borç ve alacaklar tarih ve tutar bazında sıralanır. Bu yöntemde kontrol ve takip olmazsa olmazlar arasındadır. Belirlenen borç miktarı, faiz oranı ve planlanan ödeme tarihleri ile bu tarihlere göre ne kadar vade farklı yansıtılacağı takip edilir. Bu kusursuz sistem ile nakit akışı sağlanmış olunur.
Cari / Borç Yaşlandırmanın Amacı ve Kapsamı Nedir?
Cari yaşlandırma en kısa tabiriyle bir muhasebe yöntemi olarak adlandırılabilir. Bu yöntemin asıl amacı işletmenin kalkınmasıdır. Kalkınması için de mali açıdan ayaklarının yere sağlam basması gerekmektedir. Eğer mali açıdan bir işletme eksilere düşerse bu onun pazarda hayatta kalmasını zorlaştırabilir. Bu nedenle doğru bir strateji ve planlama yapılmalıdır. Cari yaşlandırma ise mali açıdan hayatta kalmak için kullanılan yöntemlerin en önemlisidir.
Bu yöntem işletmeye borcu olan kişi, kurum veya kuruluşları kapsamaktadır. Uzun vadede yaşanabilecek sorunların önceden tahmin edilmesine olanak sağlayan borç yaşlandırma yöntemi pek çok firma tarafından kullanılmaktadır.
En yaygın kullanım şekli ise genellikle borçluların ödenmemiş tutarlarını görüntüleme şeklindedir. Böylelikle işletmeler alması gereken borçlar hakkında çok daha fazla bilgi sahibi olurken alacaklarını tahsil edeceği dönemlere göre stratejiler geliştirebilir.
Özellikle büyük işletmelerin vazgeçilmezi olan cari borçlandırma aynı anda binlerce işi yürütmeye olanak tanır.
Kusursuz bir şekilde işleyen yöntemde veriler çok net bir şekilde görülür ve okunabilir. Yalın, akıcı ve oldukça açık bir şekilde hazırlanan cari borçlandırma yönteminde işleri takip etmek karmaşık veya yorucu değildir.
Genellikle her şey otomatiktir ve işinizi kolaylaştırmak için hazırlanmıştır. Dağınıklığa, saatler süren çalışmalara ve sayfalarca süren dokümanlara gerek kalmadan aynı yöntemle işlemleri tek bir yerden yürütmek mümkündür.
Cari / Borç Yaşlandırma İşlemi Nasıl Yapılır?
Cari borçlandırmanın ne olduğunu öğrendikten sonra uygulama adımlarını öğrenmeniz gerekmektedir. Öncelikle cari yaşlandırma için ticari alacak kaydı alınması gerekmektedir. Bu kayıt satış gerçekleşip fatura kesildiğinde yapılmalıdır.
Bir sonraki adımda ise cari yaşlandırma raporu adımı karşınıza çıkacaktır. Bu rapor içerisinde işletmenin yapmış olduğu bir alacak planlaması yapılmaktadır.
İşletmelere göre değişiklik göstermesine rağmen genel hatlarıyla benzer olan bu raporun içinde müşterilerin kategorilendirilmiş hali, müşterilerden alınması gereken alacak tutarı ve alacakların ödenme zamanına kadar bilgiler detaylı olarak yer almaktadır. Bu rapor ile ilerleyen süreçlerde yaşanabilecek finansal sorunların önüne geçilir.
Peki, borç yaşlandırma nasıl hesaplanır? Bu hesaplamayı yapmak oldukça kolaydır. Ancak “Excel” bilmek işletmeler için daha avantajlı olacaktır. Bu hesaplama için boş bir “Excel” tablosu açılır. İlk sütuna kesilmiş faturalar yerleştirilir. Bu faturaların henüz kesilmesi ve 30 günü doldurmuş olması gerekmektedir.
Birinci sütunun hemen yanına ikinci bir sütuna 31 ile 60 günlük olan faturalar girilir. Üçüncü bir sütun açılır ve ve sütuna 61 ve 90 günlük faturalar açılır. Dördüncü bir sütun açılır ve eski faturalar girilir. Böylelikle faturalar doğru bir şekilde sınıflandırılmış hale gelir.
Tahsilat amacıyla kullanılmak istenen raporlarda müşterinin yanına iletişim bilgilerini yazmak yeterli olacaktır. Elbette ki bu raporun tek amacı tahsilat değildir. İşletmelere birçok yararı aynı anda sunmaktadır. Bu nedenle doğru bir şekilde rapor hazırlanmalıdır. Tüm müşteriler ve borçlar eksiksiz girilmelidir.
Alacak Yaşlandırma İşleminin Faydaları Nelerdir?
Alacak yaşlandırmanın en önemli faydası, finansal bir dengenin oluşmasıdır. Bunlara ek olarak değinebileceğimiz diğer faydalar şunlardır;
- Borçluların ödeme bilgilerine ulaşılır. Ödenmemiş taksitler ve vadeler kolaylıkla takip edilebilir.
- Borçlarını ödeyen ve ödemeyen müşteriler için farklı yöntemler kullanılması sağlanır. Örneğin, ödeme konusunda düzenli olan müşterilere indirimler uygulanabilir. Bir diğer açıdan bakılırsa ödeme konusunda sıkıntılı olan müşterilere erken ödeme gibi kampanyalar oluşturulabilir. Bu tamamen işletmenin gerçekleştireceği stratejilere bağlı olarak gelişmektedir.
- Borç ödeme konusunda rol almamış borçluların kolayca tespit edilmesini sağlar. Böylelikle işletmeler çok daha hızlı karar alabilir ve bu konularda yeni stratejiler geliştirebilir.
- Tüm alacaklara göz gezdirilebilir. Bu sayede bir ödeme periyodu oluşturulabilir.
- Alacak yaşlandırma işlemi sayesinde işletmeler içgörü yakalayabilir. Bu içgörüler borçluların ödeme alışkanlıkları, ticari ve etik davranışları hakkında olabilir. Örneğin, borçlarını aksatan ve iletişim konusunda sorun yaşanan sıkıntılı bir müşteri ile ticari ilişkiler gözden geçirilirken ödemelerini hep vaktinde yapan müşteri ile uzun vadede devamlı ilişkiler kurulması hedeflenebilir.
Cari / Borç Yaşlandırma Yaparken Nelere Dikkat Edilmelidir?
Borç yaşlandırma borçluların borçlu oldukları tutarları sınıflandırarak tahsil edilmesini sağlayan bir rapordur. Bu rapor en yüksekten başlayarak en düşüğe kadar müşterileri sıralar. Temelinde “80 / 20 Pareto” prensibini benimser. Bu prensip doğrultusunda tahsilata en yüksek müşterilerden başlanır. İlk olarak şirket için önem arz eden meblağların alınması gerekir. Bu durum kısa bir örnekle açıklanabilir.
Bir işletmenin 10 adet borçlusu vardır. Bu borçlular 1’den 10’a kadar sıralandığında 1 numaranın 100 TL borcu, 2 numaranın 80 TL, 3 numaranın 40 TL ve 10’a gittikçe borç tutarının bu şekilde azaldığı görülür. Ana amaç toplam borç tutarı içerisinde en fazla borca sahip olan borçluları tespit etmek ve tahsil etmektir. Bu da 1 numaradan tahsilata başlanması gerektiğini ifade eder.
Ancak bu tahsilatı yaparken dikkat edilmesi gereken birçok unsur bulunmaktadır. Bunlardan en önemlisi raporun doğru bir şekilde hazırlanmasıdır. Müşterilerin eksiksiz girilmesi, borçların doğru yazılması ve mutlaka büyükten küçüğe sıralanmasıdır. Bu aşamada rapor için gerekli olan Excel’e az da olsa hakim olmak önemlidir. Bir diğer süreç ise vadelerin ve ödeme sürelerinin takip edilmesidir. Uzun süre ödeme yapmamış borçlulara dikkat edilmelidir. Böyle durumlarda tekrar tekrar iletişime geçmek işletmenin yararına olacaktır.
Bu içeriklerimiz de ilginizi çekebilir;
Kirsa Stopajı Nedir? Nasıl Hesaplanır?
