Ticari defterler şirketlerin tutması ve takip etmesi gereken birtakım defter vardır, bu defterlere resmî defterler denir. Hem vergi kanunlarında hem de Ticaret Kanunu’nda bu resmî defterlerle ilgili hükümler yer almaktadır. Resmî defterleri tutmayan şirketlere cezai yaptırımlar uygulanır.
Bu tür ticari defterlerde işletmelerin mali durumu, gelir-gider takibi, borç ve alacakları, yapılan harcamaları ve alınan kararları tutulmaktadır. İçeriğine ve kullanım amacına göre farklı türlerde pek çok ticari defterler bulunmaktadır. En çok kullanılan ticari defterler aşağıdaki gibidir.
Defter Saklama Süresi Nedir?
Türk Ticaret Kanunu uyarınca 10 yıl olan saklama süresi Vergi Usul Kanunu Tebliği ve Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinde 5 yıla indirilmiştir. Ayrıca TTK'ya göre, defterler son kayıt tarihinden, belgeler ise tarihlerinden itibaren 10 yıl süreyle saklanmalıdır. Defter saklama süresinin 10 yıl olarak belirlenmesinin nedeni, genel zaman aşımının kanunlarca 10 yıl olarak belirlenmesidir. Defter saklama süresinin amacı, daha sonra açılacak ticari davalarda ispat niteliği taşımasıdır.
Başlıca Ticari Defterler;
Defter-i Kebir: Defter-i Kebir, şirketin tüm muhasebe kayıtlarını gruplandıran ve hesapların ayrı ayrı görülmesini sağlayan ticari defterdir. Defter-i Kebir genellikle A4 boyutundadır ve 100 ile katları arasında sayfa sayısına sahiptir. Son yıllarda kayıtların uzun yıllarca saklanması ve kaybolma ihtimali düşünülerek e-Defter formatında elektronik hale getirilmiştir.
Yevmiye Defteri: Bu ticari defter, muhasebede sıklıkla kullanılmaktadır. Tüm muhasebe kayıtlarını gösterir ve ticari davalarda veya vergi denetimlerinde bu defter kontrol edilmektedir.
Bunun yanı sıra ay sonlarında veya dönem sonunda iletilen beyannameler de bu deftere uygunluk göstermelidir. 100 ve katlarında sayfa sayısına sahip olan yevmiye defterleri genellikle A4 formatında basılmaktadır.
Son yıllarda bu defterler de elektronik ortama kayıt edilebilmektedir. Yevmiye defteri nasıl tutulur? içeriğimiz ile konu hakkında ayrıntılı bilgi sahibi olabilirsiniz.
Envanter Defteri: Bu defterde, bir şirketin bünyesindeki tüm varlıklar kayıt edilmektedir. Bu doğrultuda alınan ve verilen çek dökümleri, stok takibi, demirbaşlar, kasa sayımları vb. pek çok varlık bu deftere kaydedilmektedir. Envanter defteri A4 formatındadır ve maksimum 80 sayfa olarak basılmaktadır.
Ortak Pay Defteri: İşletmelerin hissedarına ait hisse paylarını gösterir. Ayrıca sermaye satışları, devirler ve hisse alım-satım işlemleri daima bu defterde kaydedilmektedir. Deftere kayıt girilirken açıklama ve tarih elle yazılmalıdır ve gerektiğinde bahsi geçen ortağın imzası yer almalıdır.
Ortak pay defterine bakarak işletmenin hisseleri, hisselerin kimin üzerine olduğu gibi birçok ayrıntı kontrol edilebilmektedir.
Damga Vergisi Defteri: Şirketin yaptığı sözleşmeler üzerinden hesaplanan tüm damga vergilerinin kaydedildiği defterdir. Genellikle her ay sonunda bu defterde yazılı olan tutarlarda damga vergisi beyannamesi düzenlenmekte ve vergi dairesine vergi ödemesi sağlanmaktadır.
Yönetim Kurulu Karar Defteri: Bu defter, Yönetim Kurulu’nun aldığı kararların işlendiği defterdir. Yönetim kurulu kararları bu deftere işlenir ve noter onayı olması gereklidir.
Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri: İşletmenin ortakları genellikle yılda minimum 1 kez Genel Kurul’da karar almak zorundadır. Bu doğrultuda Genel Kurul’un toplanma tarihi, davet edilme şekli, gündem maddeleri, toplantıda yaşanan olaylar ve alınan kararlar bu defterde kaydedilmektedir.
İlgili içerik: Kasa Defteri Nedir? Ön Muhasebe programı ile Nasıl Tutulur?
Diğer Resmi Defter Türleri
Çiftçi İşletme Defteri
Zirai kazanç elde eden mükelleflerin çiftçi işletme defteri tutacağı Vergi Usul Kanunu 213. maddesinde ifade edilerek, bu mükelleflerin isteğe bağlı olarak bilânço esasına göre defter tutabilmeleri Gelir Vergisi Kanununda düzenlenmiştir.
193 sayılı Gelir Vergisi Kanununun 53. maddesinde, çiftçilerin elde ettikleri zirai kazançların bu Kanunun 94 üncü maddesine göre bir biçerdövere veya bu mahiyetteki bir motorlu araca veya on yaşına kadar ikiden fazla traktöre sahip olan çiftçilerin kazançlarının kazançları gelir ver giderlerinin çiftçi işletme defteriyle kayıt altına alınması gerekmektedir.
Serbest Meslek Kazanç Defteri
Herhangi bir işletmeye bağlı bulunmaksızın kendi nam ve hesabına çalışan, doktor, avukat, muhasebeci, mühendis, mimar gibi serbest meslek erbaplarının kazançlarını, gelir ver giderlerini serbest meslek kazanç defterine işlemeleri gerekmektedir.
İmalat ve İstihsal Vergisi Defterleri
Birinci sınıf tüccarlardan yani bilanço esasına göre defter tutan sınai müesseseler ayrıca imalat defteri tutmaktadırlar. Birinci sınıf tüccarlardan devamlı olarak imalat işi yapan ve sınai müessese niteliğinde bulunan mükelleflerin bu defteri tutması gerekir.
Nakliyat Vergisi Defteri
Nakliyat işleriyle uğraşan ve Gider Vergileri Kanununa göre nakliyat vergisi tahsil eden işletmelerin gelir ve giderlerini tutmak tutmakla yükümlü olduğu defter türüdür.
Yabancı Nakliyat Kurumlarının Hasılat Defteri
Vergi Usul Kanunu 207 etrafında düzenlenen tebliğ uyarınca yabancı nakliyat kurumları veya bunları Türkiye'de temsil eden şube veya acenteleri bir “Hasılat defteri” tutmaya ve bu deftere Türkiye'de elde ettikleri gelir ve giderleri kaydetmek zorundadırlar.
Ticari Defterler Tutma Yükümlülüğü Nedir?
Ticari defter tutma yükümlülüğü, bir şirkette oluşan maddi işlemlerin belirli düzen içerisinde kaydedilme sürecini kapsar. Özetle kazanç elde eden tüm gerçek ve tüzel kişilerin kazançları üzerinden ödeyecekleri vergi durumunu saptamak ve ödenecek verginin doğru hesaplanmasını sağlamak için işletmelerin tuttuğu defter ve belgeler baz alınmaktadır.
Hangi Ticari Defterlerin Tutulması Zorunludur?
Şirketler için tutulması zorunlu ticari defterler, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu esaslarına göre belirlenir. Yukarıda açıkladığımız defterler dışında eğer işletme anonim veya limited şirketi değilse bazı defterleri tutmak zorunda değildir, bunlar:
- Nakliye vergisi defteri
- Çiftçi işletme defteri
- İmalat ve istihsal vergisi defterleri
- Serbest meslek kazanç defteri
- Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri
Defter Onayı Nedir?
Ticari defterlerin noterde onaylatılması gerekir. Noter, her sayfaya kaşe ve mühür basmaktadır. Yılsonu defter tasdik ücretini oluşturan kalemler aşağıdaki gibidir:
- Noter açılış, ara tasdik ve kapanış tasdik bedeli
- Varsa ek tasdik bedeli
- Ticaret sicil tasdikname ücreti
- Kırtasiye ücreti
- Mali müşavir hizmet bedeli
.jpg)
