Teklif niteliği olan ön faturalara proforma denir. İşletmeler, kendi ihtiyaçlarına uygun olarak proforma faturaları düzenler ve bu faturaların yasal yükümlülükleri yoktur. İsteyen herhangi bir işletme, proforma faturaları hazırlamak ve kullanmaktadır.
Proforma fatura, fatura türleri arasında kafa karıştıcı konulardan biri olmaktadır. Bu yazımızda, proforma faturanın ne olduğu, hangi durumalarda kesildiği ve nasıl hazırlandığı konularına değiniyoruz.
Proforma Nedir?
Proforma terimi genellikle dış ticarette kullanılmaktadır ve ön fatura niteliğinde olan teklif faturasıdır. Bu faturaların karşılığında bir ürün verilmediği için ödeme de yapılmamaktadır. Kanunen ve mali açıdan bir sorumluluğu da yoktur.
Eğer bir fatura, proforma olarak hazırlandıysa o faturanın üzerinde mutlaka “Proforma Fatura’ ibaresi yer almalıdır. Alıcı bu faturayı talep etmesi durumunda, alıcının istekleri doğrultusunda proforma faturaları düzenlenmektedir. Bu fatura sayesinde ticari hatalar minimuma indirgenebilmektedir.
Proforma Fatura Nedir?
Proforma fatura, iş hayatında ticari faturalar emtia sahibi veya tacir tarafından tertip edilir. Bu vesikalar fatura olarak adlandırılır. Faturalarda seri ve sıra nolar, mühür işareti, Maliye Bakanlığı ibaresi, ticaret unvanı ve ilgili adresler yer alır. Ayrıca malın miktarı, birimi, parasal karşılığı, kaşe ve imza gibi hususları içerir.
Bununla birlikte genel hususlar benzemekle beraber, bazı açılardan faturalar birbirlerinden ayrılır. Proforma fatura da diğer fatura çeşitlerinden ayrılan, teklif sürecini başlatan bir belge olarak tanımlanabilir ve alıcı ile satıcı arasındaki anlaşmanın kanıtı olarak görülür.
Proforma fatura; söz konusu siparişe yönelik fiyat, miktar, cins gibi bilgilerin yer aldığı ve daha çok teklif fiyatına odaklanılan ve herhangi bir resmi statüsü bulunmayan vesikalardır.
Örneğin bir ihracatçı firma elma siparişi aldı. İthalatçı firma da belli miktardaki elma için fiyat bilgisi istedi. Bu ise proforma fatura şeklinde hazırlanarak karşı tarafa sunulur. Ancak proforma faturanın kesinlikle resmi bir değeri yoktur.
Dolayısıyla proforma faturalarda herhangi bir taraf mesuliyet altına girmez. Sadece tarafların konuyu ciddiye alması ve fiyat teklifinin vesika şeklinde sunulması amaçlanır.
Zaten Vergi Hukuku açısından proforma faturaya ilişkin ne bir düzenleme ne de bir sorumluluk atfetme vardır. Bununla birlikte satıcı, teklifi hazırlamada bir vesikaya ihtiyaç duyuyorsa bu tür faturaya başvurabilir. Ancak hazırlayacağı bu vesikanın üstünde Proforma fatura şeklinde bir ibare mutlaka bulunmalıdır.
Proforma Faturaya Neden İhtiyaç Duyulur?
Yukarıda değinildiği üzere alıcı tarafa fiyat teklifi sunmak öncelikli amaçtır. Ayrıca iki taraf arasında iş ilişkisi ciddileştirilir. Yani süreç bir plan çerçevesine sokulur. Bunun dışında fiyatta anlaşıldığında akreditife işlemlerine temel olması ve mal sevkiyat işlemlerinin ön hazırlığında kullanılır.
Böylece anlaşma öncesi alıcı ve satıcı miktar ve fiyat konularında prensipte anlaşmış olur. Bundan sonraki aşama ise proforma faturanın resmi faturaya dönüştürülmesi işlemidir. Resmi fatura ise, proforma faturadaki bilgiler eşliğinde hazırlanılarak karşı tarafa iletilir. Resmi fatura ile artık ticari işleme sorumluluk atfedilmiş olur.
Proforma Faturası Nasıl Hazırlanır?
Bu faturanın genellikle hazır bir şeması bulunur ve bu şemaya uygun olarak fatura kesimi gerçekleşmektedir. Aşağıdaki görselde proforma fatura örneği gösterilmiştir.
Diğer faturalardan daha basit bir yapıda olan proforma fatura; excel tablosu veya çeşitli programlar kullanılarak hazırlanabilmektedir. Kağıt proforma fatura düzenlenebileceği gibi, antetli kağıt üzerinde de proforma fatura düzenlenebilmeketedir.
Proforma Faturası Hazırlanırken Nelere Dikkat Etmeli?
Proforma fatura, zorunlu bir fatura olmasa da, taraflar arasında ön fatura niteliği taşımaktadur. Bunun için proforma fatura düzenerken belirli hususlara dikkat edilmelidir. Proforma faturaları hazırlanırken dikkat edilmesi gereken hususlar;
• Tarafla, bu faturaları kağıt ya da antetli kağıt kullanarak hazırlamalıdır.
• Sol üst köşede satıcıya ve alıcıya ait bilgilere yer verilmelidir.
• Sağ üst köşede ise tarih ve proforma ibaresi ve numarası yazılmalıdır.
• Sayfanın orta kısmında satılacak ürünlere ait detaylı bilgiler olmalıdır.
• Tüm bu bilgiler yazıldıktan sonra, 'Proforma Fatura' ibaresinin eklenmesi gereklidir.
Proforma Faturada Neler Olmalıdır?
Tarih, mal veya hizmetin türü, tercih edilen ödeme opsiyonu, tarafların isim ve adresleri, teslimat bilgileri, telefon numaraları, mallarla ilgili bilgiler, taşıma ücreti ve sigortaya ilişkin bilgiler ve düzenleyenin imzası yer almalıdır.
Konu ile ilgili içerik: Fatura Nedir? Fatura Türleri Neledir?
Proforma Faturası Nasıl Kesilir?
Ürün veya hizmetin satışında bir teklif niteliği işlevi gören proforma fatura kesilirken, ilgili belgenin proforma olduğu fatura bilgileri içerisine yer almalıdır. Proforma Fatura ibraresi, genellikle belgenin sağ üst bölümünde yer almaktadır.
Diğer fatura türlerine nazaran daha sade bir yapıda olan proforma faturada; sağ üstte proforma fatura ibaresi yer almalı, sol üst köşede satıcı bilgileri(ad, soyad, unvan, adres vd.) bu alanın altında ise alıcı bilgilerine yer verilmelidir. Proforma fatura excel üzerinden hazırlanabileceği gibi, çeşitli programlar kullanarak da düzenlenebilmektedir.
Proforma faturalarının kesilmesinde herhangi bir yasal sorumluluk yoktur. Fakat faturanın kesiminde birtakım bilgilere yer verilmelidir, bu bilgiler aşağıdaki gibidir:
• Faturanın tarihi ve numarası,
• Alıcı ve satıcının ad soyadları ve telefon ile adres bilgileri,
• Hizmet ve ürünün içeriğinde neler olduğu,
• Sağlanan hizmetin bedeli,
• Ödeme şeklinin nasıl olduğuna ilişkin bilgiler,
• Sigorta prim ücretleri,
• Ürününün nereye ait olduğu bilgileri,
• Malların ağrılıklarının ne kadar olduğu, ebatları ve ve miktarlarının ne kadar olduğu,
• Sevkiyat türüne ilişkin bilgiler,
• Ürünün hangi ambalaj özellikleri olduğu ve
• Faturayı hazırlayan kişinin imzasına yer verilmelidir.
Ek olarak bu faturalar hazırlanırken 'Proforma Fatura' ibaresine yer verilmesi gerekir bunun sebebi ise bu faturanın ticari faturalarla karıştırılmaması içindir.
Proforma Fatura Ne İşe Yarar?
Bu faturalarının herhangi bir mali özelliği bulunmamaktadır. Satış öncesinde teklif ve anlaşma özellikleri taşımaktadır. Satış işlemi yapıldıktan sonra bu faturaları, gerçek satış faturasına çevirmek mümkündür.
Proforma Faturanın Amacı Nedir?
Proforma faturasının düzenlenmesindeki amaç, alım yapılacağı zaman teklif veya planlama ihtiyacı doğmasından dolayıdır. Yani, herhangi bir alımın öncesinde izin veya ön ödeme alınması gerekli olan durumlarda bu faturayı talep eder. Faturalar satış sonrası değil, öncesinde hazırlanarak müşterilerle paylaşılırlar.
Proforma Fatura ve Normal Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?
• Proforma fatura ile normal fatura arasındaki önemli farklar bulunmaktadır. Ancak yine de bu iki fatura türünün karşışmaması için aralarındaki farklara değinmek gerekir.
• Proforma fatura bir ön fatuar ya da teklif faturasıdır. Proforma fatura satış öncesi dzüenlenerek ürün veya hizmet hakkında bilgi vermeyi amaçlar.
• Normal fatura ise satış sonrası düzenlenerek faturanın iletildiği alıcıdan ödeme talebinde bulunmak için düzenlenmektedir.
• Satışı tasarlama ve oluşturma sürecinde proforma fatura düzenlenirken, satışın gerçekleştiği durumlarda gönderici ve alıcı arasında normal fatura düzenlenir.
• Normal satış faturaları, gelir gider defterine kayıt edilirken, proforma fatura gelir gider defterine kayıt edilmez. Kısaca; proforma fatura satışın yaratılması sürecinde kullanılan bir belge iken, normal faturalar satışın onaylanması anlamına gelmektedir.
Yurt dışı satış süreçlerinde proforma fatura kullanımı
Ön fatura veya teklif faturası olarak bilinen proforma fatura, ihracat ve ithalar süreçlerinde sıklıkla kullanılmaktadır. Proforma fatura, yurt dışı alım satım işlemleride, ithalatçı ve ihracatçı arasında bir satış sözleşmesi olarak da adlandıırılmaktadır. Proforma fatura, normal bir fatura türü olmadığı için kağıt üzerinde düzenlenmelidir. e-İhracat süreçlerinde proforma fatura kullanmak isteyen işletmeler, fatura üzerinde şu adımları izlemelidir;
• İhraç edile ürün ya da hizmete dair açıklama
• Teklifin geçerlilik süresi
• Satış ve ödeme koşulları
• Para birimi
Faturalarınızı oluştururken, ihtiyaç duyduğunuz tüm özellikler KolayBi' Ön Muhasebe Programında. Şimdi 14 gün ücretsiz kullanabilir, memnun kalırsanız kayıt olabilirsiniz.
Bu içeriklerimiz de ilginizi çekebilir:
Tevkifat ve Tevkifatlı Fatura Nedir? Nasıl Hesaplanır?
.jpg)
