Mali Mühür Nedir ve Mali Mühür Nasıl Alınır?

Mali Mühür, belgelerin bütünlüğünü korur, sahteciliği önler ve işlemlere güvenlik katar. Bu yazıda, mali mührün ne olduğunu ve nasıl alınacağı ve nerede kullanıldığını KolayBi Blog okuyucularımız için derledik.

Mali Mühür Nedir?

Günümüzde pek çok resmî işlemlerin dijitalleşmesiyle firma kaşelerinin de elektronik ortama dönüştürülmesine ihtiyaç duyuldu. Böylece mali mühür, bu dijitalleşme içerisinde yerini aldı. Mali mühür, bir firma kaşesinin elektronik hâlidir.

Elektronik platformda ilgili kişilere iletilen mali mühür, güvenlik ve gizliliği sağlar. Mali mühür, e-Fatura ve diğer yasal belgelerin bütünlüğü ile içeriğini garanti altına almaktadır. Mali mühür, TUBİTAK tarafından ilgili firmaya iletilir ve USB cihazı görünümündedir. Diğer bir deyişle mali mühür, elektronik kaşe yerine geçer. Bu anlamda kurumsal bir e-imza çeşididir de denebilir.

Mali Mühür Nerede Kullanılır?

‍
Mâli mühür, genellikle resmi belgelerin ve belirli işlemlerin güvenilirliğini sağlamak amacıyla kullanılan bir tür mühürdür. Mali mühürler, özellikle ticari ve hukuki belgelerde sıklıkla kullanılır. İşte mali mühürlerin yaygın olarak kullanıldığı bazı yerler:

Şirket Belgeleri

Şirketler, resmi belgeleri, sözleşmeleri ve diğer mali belgeleri mali mali mühür kullanarak onaylamaktadır.

Fatura ve Makbuzlar

‍Ticari işlemlerle ilgili fatura ve makbuzlarda mali mühür sıklıkla kullanılmaktadır.

Banka İşlemleri

Mali mühür kullanımı zorunlu tutulan işletmeler, banka işlemlerinde ve finansal belgelerini karşı tarafa iletirken mali mühürle onaylanabilir.

Vergi Beyannameleri

‍Vergi beyannameleri ve diğer vergi ile ilgili belgeler mali mühürle imzalandıktan sonra ilgili kurumlara iletilmektedir.

Resmi Kurum İşlemleri

‍Devlet daireleri, belediyeler ve diğer resmi kurumlar, belgelerin güvenilirliğini sağlamak amacıyla mali mühür kullanabilir.

Mali mühür hakkında bilmeniz gereken bazı bilgiler şunlardır:

• Eğer tüzel firmanız varsa ve elektronik fatura kullanıcısı olmak istiyorsanız mali mühür başvurusu yapmanız gerekir.
• Malim mühür başvurusu için TUBİTAK BİLGEM Sertifikasyon Merkezi’nin (Kamu SM) internet sayfası üzerinden başvuru formunu doldurmak gerekir.
• Başvuru formu doldurduktan sonra ücret de TÜBİTAK’a gönderilmelidir.
• Mali mühür,daha sonra elektronik faturaya başvururken de firmanın sisteme tanımlanması için kullanılmaktadır. Böylece firmanın bilgileri de doğrulanmış olur.
• Eğer şahıs firmanız varsa, e-Faturaya mali mühür yerine e-İmza ile de başvurabilirsiniz.
• Firma unvanı değiştiğinde, mali mühür geçerliliğini yitirmektedir. Eğer firmanın unvanı yenilenirse, yeni unvanla beraber yeniden mali mühür başvurusu yapılmalıdır.

Mali Mühür Hangi Amaç için Kullanılır?

Mali mührün kullanım amacı; dijital ortamda alışverişiyapılan belgelerin ilgili yere iletilmesinde, alınması ve muhafaza edilmesindegüvenliğin ve gizliliğin sağlanmasıdır. Öte yandan mali mühür, tüzel kişilerile kurum, kuruluş ve firmalar tarafından e-Belge şeklinde düzenlenecek faturave diğer resmî evrakların kaynağının ve muhteviyatının korunması amacıyla kullanılır. Bunun dışında dijital ortamda ilgili muhataplara gönderilmesi veelektronik ortamda muhafazası sırasında güvenlik ve gizliliğin sağlanması içinkullanılır.

Diğer yandan mali mühür, e-Fatura başvurusunda firmayısisteme tanımlamak amacıyla kullanılır. e-Fatura ve diğer belgelerin kaynağını, bütünlüğünü ve içeriğini garantialtına alır. Söz konusu belgelerin, gönderilmesi, saklanması esnasında güvenlikve gizlilik sağlar.

Fakat firma unvanının değişmesi halinde, mali mühür geçerliliğini yitirmiş olur. Yeni unvanla birlikte yeniden mali mühür başvurusu yapılması gerekir. Ayrıca Mali Mührün, 3 yılda bir yenilenmesi gerekmektedir.

Mali Mühür Başvurusu Nasıl Yapılır?

Mali mühür başvurusu yapmakiçin:

• Öncelikle Kamu SM adresine girin.
• Sonrasında açılansayfada ilgili alanları doldurarak başvurunuzu gerçekleştirebilirsiniz.
• Başvurunuzuyaptıktan sonra son ekranda karşınıza çıkan bilgilere göre ödemenizi gerçekleştirebilirsiniz.
• Talep ettiğinizürün ve hizmet bedeli, Kamu SM’nin hesabınıza geçtikten sonra sertifikanın üretim süreci de başlıyor. Konu ile ilgsili daha detaylı bilgi için Kamu SM adresini ziyaret edebilirsiniz.

Mali Mühür Nasıl Alınır?

e-Fatura veya e-Defter kullanmak isteyen firmalar, öncelikle Gelir İadesi Başkanlığı’na başvuruda bulunmalıdır. Başvurusu olumlu sonuçlananların TUBİTAK bünyesinde Kamu Sertifika merkezine mali mühür için başvurması mümkündür. Mali mühür; Tübitak bünyesinde bulunan, Kamu SM yani Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından verilmektedir.

Gerekli başvurular yapılır, formdaki bilgilerin doğruluğunun teyit edilmesi ardından, uygun görülen firmalara mali mühür verilmektedir. Bununla beraber beş yıl geçerliliği söz konusu olan belgeler bir adet akıllı kart içinde bulunmaktadır. Bu kartlar, USB kart okuyucu ile beraber yetkili kişiye teslim edilir.

İlgili içerik: e-İmza Nedir? Nasıl Alınır?

Mali Mühür Yenileme Başvurusu Nasıl Yapılır?

Mali mühür yenileme süreci, sertifika süre bitimine 3 ay kala başlar. Kamu SM, sistemde kayıtlı e-posta adresi üzerinden bildirim yapar. Süre bitimi uyarı e-postası alan yetkililer, yenileme başvurusu talebi için başvuru süreci maddeleri ile aynı adımı uygulayacaktır.

Mali mühür yenileme süreci, sertifika süre bitimine 3 ay kala başlar. Kamu SM, sistemde kayıtlı e-posta adresi üzerinden bildirim yapar. Süre bitimi uyarı e-postası alan yetkililer, yenileme başvurusu talebi için başvuru süreci maddeleri ile aynı adımı uygulayacaktır.

Mali Mührün süresinin dolması sebebiyle e-Defter beratlarının yasal süresinde yüklenememesi; mücbir sebep hali olarak değerlendirilmemektedir ve defter beratlarının yüklenmesi için ek süre verilmemektedir.

Bu nedenle, Mali Mührün geçerlilik süresinin dolmasıyla ilgili e-Posta alan mükellefler, sürenin dolmasını beklemeden yeni Mali Mühür başvurusunda bulunmaları gerekmektedir.

2023 Yılı Mali Mühür Ücreti Nedir?

Mali Mühür Sertifikası(MÜS) kurulumu 3 yıllık olarak alınabilir.  1O cak 2023 itibariyle Mali mühürsertifika fiyatları gerçek ve tüzel kişi için şu şekildedir:

• Tüzel kişi için 3 yıllık mali mühür sertifikası ile akıllı kart okuyucu fiyatı 590 TL (500 TL + KDV)
• Gerçek kişi için 3 yıllık mali mühür sertifikası ile akıllı kart okuyucu fiyatı 413,00 TL (350 TL + KDV)

Mali Mühür ile alakalı sıkça sorulan sorular

Mali Mühür nereden alınır?

Mali mühür internet üzerinden Kamu SM adresine girip gerekli bilgileri doldurduktan sonra alınabilmektedir.

Mali Mühür ne kadar süre geçerlidir?

Mali mühür kullanılmaya başlamanın ardından 3 yıl geçerliliği bulunur. Birçok işlem yapmaya olanak sağlamakta ve bir adet akıllı kart içinde yer almaktadır.

e-Fatura ve e-Belge Başvurularında Mali Mühür Gerekir mi?

Çeşitli e-blge başvuruları yaparken, örneğin özel entegratör yoluyla e-fatura mükellefi olmak istiyorsanız, işletmeniz için temin ettiğiniz mali mührün başvuru esnasında bilgisayara takılı ve çalışır vaziyette olması gerekmektedir.

e-İmza ve Mali Mühür Arasındaki Farklar Nelerdir?

e-İmza özel kişiler için ıslak imza yerine geçen bir elektornik imza niteliği taşırken; mali mühür, firma yetkilisinin onayı ile, doğrudan firma (tüzel kişi) için verilmektedir.