GİB Portal, fatura işlemlerinin internet üzerinden gerçekleştirildiği bir sistemdir. E-Fatura ya da e-arşiv fatura gibi işlemleri yapmakla yükümlü olanlar için kullanılmakta olan bu portal, fatura işlemlerinde büyük bir kolaylık sağlamaktadır. Fatura, e-arşiv fatura, e-irsaliye, e-serbest meslek makbuzu, e-müstahsil makbuzu ve e-bilet gibi birçok e-dönüşüm uygulamasını içeren ve kullanımına olanak sağlayan bir platformdur. E-Dönüşüm uygulamalarına sahip kişilerin portal kullanımı diğerlerinden daha farklı gelişmektedir. Ancak nasıl kullanıldığını öğrenmeden önce GİB e portal sistemine nasıl giriş yapıldığını öğrenmeniz gerekmektedir.
Sisteme Gelir İdaresi Başkanlığı’nın resmi internet sitesi üzerinden giriş yapabilirsiniz. Bu giriş işlemleri birden farklı yol ile yapılabilmektedir. Bu yöntemler arasında Mali Mühür kullanarak ya da İnteraktif Vergi Dairesi aracılığı ile GİB portala kolayca ve güvenli bir şekilde giriş yapabilirsiniz. Mali mühür kullanımında; e-İrsaliye gibi uygulamalara portalı kullanacak kurumun dahil olması önemlidir. Ardından mali mührü uygulamalarda kullanarak giriş sağlanabilir.
Şahıs şirketinde ise durumlar farklı ilerlemektedir. Bu durumda işlemlerinizi halletmenizde sadece e-imza kullanmanız yeterlidir. İnteraktif Vergi Dairesi ise e dönüşüm araçları kullanımı olamadığında devreye girmektedir. GİB e-fatura portal kullanımı günümüzde oldukça yaygın bir hale gelmiştir. E fatura kesim işlemlerinde mükellefi olanlar ve olmayanlar farklı uygulamalara tabi tutulmaktadır. E-Fatura mükellefi olmamanız dahilinde bile sisteme girebilirsiniz. İnternet Vergi Dairesi bilgileriniz bu konuda yeterli olacaktır. E-Arşiv GİB portal başvuru süreçlerini de yine internet üzerinden tamamlayabilirsiniz.
GİB Portal Üzerinden e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
GİB üzerinden ücretsiz e-fatura nasıl kesilir sorusu GİB sistemi ile ilgili en çok merak edilenler arasındadır. GİB Portal içerisinde ''Fatura Oluştur'' butonuna tıklayarak ; Fatura bilgileri, müşteri bilgileri, ürün ya da hizmet adı ve iş ya da ürün tutarını yazarak faturanızı kolayca kesebilirsiniz. Ardından e-mail yolu ile paylaşımda bulunabilirsiniz.
Fatura bilgiler bölümünde;
• ETTN (Evrensel Tekil Tanımlama Numarası) faturanın orijinalliğini sağlayan ve sistem tarafından üretilen bir numaradır. Faturanın özgünlüğünü ve tekliğini tanımlar. Bu numara, kullanıcı tarafından değil, sistem tarafından üretilmektedir.
• Keseceğiniz fatura için akış senaryonu oluşturmalısınız. Bunu ''Temel Fatura ve Ticari Fatura'' konuyla alakalı ayrıntılı bilgiye Temel ve Ticari e-Fatura Nedir? Farkları Nelerdir? adlı içeriğimizden ulaşabilirsiniz.
•Fatura tipi seçilmelidir. Satış ve İade seçeneklerinden biri seçilerek devam edilmelidir.
e-Arşiv Fatura ve e-Fatura Kesmek için GİB Portala gitmeden KolayBi’ üzerinden sadece birkaç adımla e-faturalarınızı kolayca oluşturabilirsiniz. Bunun için;
• İnternet Vergi Dairesi şifrenizle entegre olarak e-Arşiv Fatura portalınızı KolayBi'ye bağlayın.
• KolayBi' portalından dilediğiniz tutardaki e-Arşiv faturalarınızı oluşturarak GİB'in zorunlu kıldığı 2Bin 5Bin TL e-Arşiv faturalarınızı GİB portalına gitmeden KolayBi’ ekranı üzerinden kesebilirsiniz.
• KolayBi’ ile 2Bin 5Bin e-Arşiv Fatura uygulamamız ile birlikte kolaylıkla sisteme dahil olabilir, 2Bin 5Bin e-Arşiv faturalarınızı en kolay şekilde düzenleyebilirsiniz.
GİB e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
GİB e-fatura başvuru sürecinde belirli belgelerin kullanımı gerekmektedir. Tüzel ve gerçek kişileri ele aldığımızda farklı belgelerin gerektiğini ve başvuru süreçlerinin de birbirinden ayrıldığını görebilirsiniz.
Tüzel kişilerden istenen başvuru belgelerini şu şekilde sıralayabiliriz:
Yetkililer tarafından hazırlanmış ve imzalanmış
• "e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi" ile "Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi" alınmalıdır.
• Şirketin ticaret sicil gazetesinin noter onaylı nüshası gereklidir. Burada sicil gazetesinin kuruluş sözleşmesini içermesi önemlidir.
• Tüzel kişi mükelleflerinin adına fatura başvuru belgesinde imza atanların işlemleri yapabilecek yetki ve yeterlilikte olduğunu kanıtlayan noter onaylı imza sirküleri alınmalıdır. Diğer bir yöntem olarak belgenin aslı ile de işlem yapılabilir.
Gerçek kişilerin de başvuru sürecinde belirli evrakları toplamaları gerekmektedir:
• "e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi" ve "Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi" belgelerini hazırlamış olmaları gerekmektedir.
• Mali mühür aracılığı ile kullanılacak uygulamalarda mükellefin imzaladığı bir yazılı beyan gereklidir.
• Uygulama elektronik sertifika ile kullanılacağı zaman da yine yazılı bir beyana ihtiyaç vardır.
• Başvuru için imza atacakların yetki göstergesi verilmelidir. Noter onaylı imza sirküleri bunun için yeterli olacaktır.
• E-Fatura başvurusundan önce tüzel kişilerin mali mühür; gerçek kişilerin ise mali mühür ve e imza seçenekleri bulunmaktadır.
Fatura başvuru aşamalarını şu şekilde tanımlayabiliriz:
1. İlk aşamada yapılması gereken mali mühür başvuru işlemidir. Şahıs firması ise bu durumda e-imza gerektiğini belirtmiştik. Firmanın uygulama sistemine tanıtılmasını sağlayan bu uygulama sayesinde gizliliğiniz güvence altındadır. Arşivlenmiş belgelerinizi korumanızda ve saklamanızda yardımcı olur. Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden bu mührü alabilirsiniz. Mali mühür sertifikası yaklaşık 3 yıl boyunca kullanılabilmektedir.
2. İkinci aşamada ise mali mühür kurulum işlemleri yapılmaktadır. TUBİTAK tarafından hazırlanan mali mühürler yaklaşık 10 gün içerisinde kullanıcıya teslim edilmektedir.
Mali mührü teslim aldıktan sonra Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin hazırlamış olduğu Sürücü yükleme servisini kullanabilirsiniz. Bu servise girdiğinizde işletim sistem bilgilerinizi girmeniz gerekmektedir. Ardından kart okuyucunuzu belirleyip, cihaza uyumlu bir sürücüyü indirerek kurulumu tamamlayabilirsiniz. Online Mali Mühür başvurusu yapmamış olan kişilerin sorun yaşamaları durumunda başvurularını tekrar yapmaları gerekmektedir. Bu defa Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden bu işlemler gerçekleştirilmelidir.
3. Üçüncü adımda ise yapmanız gereken işlem GİB ’ten e-fatura başvurusudur. Mali mühür işlemleri bittiği için diğer adıma geçebilirsiniz. E fatura başvurusunda canlı ortam başvuru sayfasını kullanarak son işlemleri yapabilirsiniz.
Bu işlemlerin ardından online başvuru formunu doldurabilirsiniz. E-Fatura canlı ortam başvuru ekranı üzerinden Mükellef ve Şirket Sorumlusu bilgilerini girmeniz gerekmektedir.
Mükellef bilgilerinde; VKN veya TCKN, e-Fatura uygulamasından yararlanma yöntemi, iş telefonu, fax, adres, e-posta adresi, web adresi, kanuni merkez, şirket sorumlu bilgilerini yazmalınız. Ve sorumlu kişinin bazı kişisel bilgilerini girmesi gerekmektedir.
Form doldurma sürecinde sunulmakta olan üç farklı yöntem yer almaktadır. Bunlardan hangisi ile hizmet almak istediğinize göre seçiminizi yapabilirsiniz. Bu yöntemler “Yararlanma yöntemi” olarak adlandırılmaktadır.
Portal, entegrasyon ya da özel entegrasyon yöntemleri arasından size uygun olanı seçebilirsiniz. Portal hizmeti ücretsiz olarak verilen bir hizmettir. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunduğu bu uygulama ile e faturalarınızı kendiniz düzenleyebilirsiniz. Portal hesabı oldukça kullanışlı ve pratik bir uygulamadır.
Entegrasyon sistemi ise firmaların sistemlerini ve bilgi işlemlerini Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemine entegre etmesini içermektedir. Daha çok mükellefler tarafından tercih edilmekte olan bu yöntem de yaygın olarak kullanılmaktadır.
Özel entegrasyon ise daha karmaşık ve özellikli bir şekilde mükelleflere yardımcı olan bir uygulamadır. İşlemlerinizin daha hızlı ilerlemesi için bu yöntemi tercih edebilirisiniz.
GiB Portal Avantaj ve Dezavantajları
GİB portal kullanımı fatura işlemlerinin çok hızlı bir şekilde yapılmasına ortam sağlamıştır. GİB portal kullanımı sayesinde kâğıt, mürekkep gibi çeşitli materyallerin ve malzemenin kullanımı ortadan kalkmıştır. Dolayısı ile bu da ekonomik açıdan kurumlara ve doğaya büyük katkılar sağlamıştır. Ve tabi bu materyalleri kullanarak işlemleri yönetecek personellerin de işleri farklı alanlara aktarılmıştır. Fazla personel yükünden kurtularak ekstra bir kazanç sağlanmıştır. Yüksek ve güvenli teknoloji paralelinde işlemler çok daha pratik gelişmeye başlamıştır. Bununla birlikte diğer çalışanların da iş yükü hafiflemiştir.
Dezavantajları arasında GİB e arşiv portal konusu gösterilebilir. Fatura arşivleme süresi GİB portal üzerinden yapıldığında belli bir limite sahiptir. Sahip olduğu yetersiz alt yapı nedeni ile her cihaz üzerinden sistem çalışmalarını yönetmek kolay değildir. Mobil uyumlu olmaması, sadece masaüstünde çalışması buna örnek gösterilebilir. Burada kesilen faturalar, GİB Portal içerisinde en fazla 6 ay süre ile saklanırken, özel entegratörlerde bu süre 10 yıldır.
GİB Portal ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular
Vergi mükellefiyim, GİB kullanmak zorunda mıyım?
E-Fatura mükellefi olan her kişi ya da işletme kullanmak zorundadır.
GİB portal kullanmak ücretli mi?
GİB portalı ücretsiz olarak kullanılabilen bir uygulamadır.
GİB kullanmak için muhasebeciyle çalışmak zorunda mıyım?
Hayır, böyle bir zorunluluk bulunmamaktadır, eğer muhasebe konusunda gerekenleri yapabilecek yeterlilikteyseniz bu işlemleri kendiniz de yapabilirsiniz.
E-Arşiv portalımı kullanmak için şifre ve mali mühür gerekir mi?
Evet, e arşiv portalının aktif edilme sürecinde mali mühür gereklidir. Ve sonrasında sistem girişlerinizde oluşturmuş olduğunuz şifreyi kullanabilirsiniz.
GİB’den kestiğim faturayı nasıl gösterebilirim?
Fatura kesmek için gerekli bilgileri girdiğinizde hazır olan uygulama üzerinde faturanızı görebilir, dilerseniz müşterileriniz ile e posta yolu ile paylaşabilirsiniz.
GİB e fatura nasıl iptal edilir?
Sistem üzerinde yer alan direktifleri takip ederek fatura iptalini gerçekleştirebilirsiniz. e-Fatura İptal portalı kullanımı ile ilgili içeriğimize göz atabilirsiniz.
