e-İrsaliye Başvurusu Yapma Adımları
Teknolojinin önlenemez gelişimiyle beraber artık tüm finansal süreçler online ortamda geliştirilebilir duruma geldi. Birçok fatura kesme uygulamasını elektronik ortamda yaparak maliyet ve zaman bakımından tasarruf etmek mümkün olmakta. e-İrsaliye de bu teknolojik gelişmelerin bir eseri olarak karşımıza çıkıyor. Bu yazıda “e-İrsaliye nedir ve e-İrsaliye başvurusu nasıl yapılır?” gibi soruların yanıtını bulabilirsiniz.
e-İrsaliye, bir malın taşınması ve sevki sürecinde kullanılması gereken irsaliye belgesinin elektronik ortamda hazırlanmış halidir. Kâğıt olarak düzenlenen irsaliyeden herhangi bir farkı olmayan elektronik irsaliye, hukuki açıdan da kâğıt irsaliye ile aynı standarda sahiptir. Kâğıt irsaliye, taşıma ve sevk irsaliyesi olarak ikiye ayrılır. Ancak e-İrsaliye genellikle sevk irsaliyesi yerine geçecek şekilde kullanıldığından taşıma irsaliyesi düzenlemek için kâğıt irsaliye de bulundurulabilmektedir. Bu irsaliye çıktısı, taşınmakta olan emtia ile birlikte şoförde bulundurulmaya devam edecektir.
e-İrsaliye Nedir?
Elektronik irsaliye, bir faturanın elektronik ortamda hazırlanmış versiyonu olarak ifade edilebilir. Kurumlar, klasik sistem yerine sanal ortamda bulunan elektronik irsaliyeleri kullanmayı tercih etmektedir. Böylece basım, arşivleme ve kargolama gibi giderlerden ve zamandan tasarruf etmek mümkün hâle gelir.
e-İrsaliye, satıcı ve alıcı nezdinde daha kısa sürede kabul ve iade işlemlerinin yapılmasını sağlayan bir sistemdir. Bunun yanı sıra elektronik ortamda hazırlanan irsaliyeler, fazladan kağıt israfının önüne geçerek çok büyük bir avantaj sunacaktır.
Kimler e-İrsaliye Uygulamasına Geçebilir?
e-İrsaliye başvuru kılavuzu arayan birçok kişi vardır. Bu uygulama, yalnızca mal satışı yapan şirketlerin yaptığı bir uygulama değildir. Elektronik irsaliye, bir mükellefin birden çok iş yeri ve şubeleri arasında sürdürmesi gereken bir elektronik belgedir.
e-İrsaliye uygulamasına dâhil olan yükümlüler; birden çok iş yerine, depoya ve mağazaya sahipse bu lokasyonlar arasındaki trafiği başarılı bir şekilde kontrol edebilmek için e-İrsaliye sistemine geçmeleri gerekir. Böylece matbu irsaliye trafiğinden kurtularak zamandan ve maliyetten tasarruf edebilirler.
e-İrsaliyenin şirketlere sağladığı kolaylık, süre tasarrufu, otomasyon, maliyet ve kolaylık, birçok şirketin hızla e-İrsaliye sistemine geçmesini sağlar.
e-İrsaliye Kullanımı Zorunlu Mu?
e-İrsaliye kullanım zorunluluğu, mükellefler tarafından sıklıkla sorulan ve araştırılan bir konudur. Bu konu hakkında, farklı yıllarda, farklı brüt satış hasılatlarına göre e-irsaliye uygulamasına geçiş zorunlulukları bulunmaktadır. e-İrsaliye uygulaması bazı sektörlere zorunludur. E-Fatura sistemine dahil olan mükellefler tercihe bağlı olarak bu uygulamadan faydalanabilirler.
01.01.2018 tarihi itibariyle mükellefler, tercih ettikleri takdirde gerekli başvuruları gerçekleştirerek e-irsaliye uygulamasına geçiş yapabilirler. Son düzenlemelerle birlikte, 2021 yılında e-İrsaliye uygulamasına geçiş için sınır olan 25 milyon TL yıllık brüt satış hasılatı, 2022 yılı ile birlikte 10 milyon TL'ye ve üzeri olarak güncellendi.
Böylece, 2022 yılı ve sonrası hesap dönemleri 10 milyon TL ve üzeri brüt satış hasılatı olan tüm işletmeler, en geç 1 Temmuz 2023 yılında geçiş yapmak zorundaydı. Ayrıca, zorunluluk dışında gönüllü olarak e-irsaliye uygulamasına geçmek isteyen işletmeler, diledikleri tarihte e-irsaliye kullanmaya başlayabilmektedirler.
Kimler e-İrsaliye Kullanmalıdır?
Gelir İdaresi Başkanlığı'nın son düzenlemesiyle, 2022 ve sonraki hesap dönemlerine ait brüt satış hasılatı 10 milyon TL olan tüm mükellefler e-irsaliyeye geçmek zorundadır. Zorunluluk kapsamındaki işletmelerin 1 Temmuz 2023 tarihine kadar e-irsaliye sistemine geçiş yapmaları gerekmektedir. Gönüllü olarak geçiş yapacak olanlar ise herhangi bir tarihte elektronik irsaliye kullanıcısı olabilirler.
İşletmeniz bu zorunluluk kapsamında yer alıyorsa, e-İrsaliye Programı hakkında detaylı bilgi almak için ilgili sayfamızı ziyaret edebilir, geçiş süreciniz ile ilgili profesyonel destek alabilirsiniz.
E-İrsaliye uygulamasına geçiş ile ilgili mükelleflerin bilmesi gereken bazı detaylar aşağıda yer almaktadır:
- e-İrsaliye uygulamasına 01.07.2019 tarihinden itibaren zorunlu olarak dahil olması gereken mükellef grupları, mal sevkiyatı işlemleri ile serbest meslek mensubu grupları belirlenmiştir.
- e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan ve 2018 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayri safı iş hasılatı) 25 Milyon TL ve üzeri olan tutar, 2023 ile birlikte 10 Milyon TL üzeri olarak güncellenmiştir.
- Bunun dışında EPDK’ya kayıtlı işletmeler, Maden işletmeleri, Şeker ve türevlerini imal eden işleyen v.b işletmeler, demir-.çelik imal ve ihraç edenler, gübre takip sistemine kayıtlı yerler, meyve-sebze tüccarları ciroya bakılmaksızın zorunludur.
- e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmayan alıcılara da sevk irsaliyesinin e-İrsaliye olarak düzenlenmesi ve muhatabına talebi doğrultusunda kağıt veya elektronik ortamda iletilmesi öngörülmüştür.
- Başkanlık, yapılan analiz veya inceleme çalışmaları neticesinde riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük olduğu tespit edilen mükellefleri veya mükellef gruplarını, faaliyet, sektör ve ciro tutarına bağlı olmaksızın, yazılı bildirim yapmak ve geçiş hazırlıkları için en az 3 ay süre vermek suretiyle e-İrsaliye uygulamasına geçme zorunluluğu getirebilir.
e-İrsaliye Başvuru Yöntemleri
e-İrsaliye geçiş başvurusu nasıl yapılır ve yöntemleri nelerdir diye soruyorsanız yazının devamını okuyabilirsiniz.
GİB Portal
e-İrsaliye uygulamasına ait en temek fonksiyonlar, GİB portal üzerinden gerçekleştirilir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından hazırlanan GİB Portal, firmaların kolayca e-irsaliye uygulamasına geçiş yapmasını sağlar. Buradaki temel fonksiyonlar, zaman zaman çeşitli ihtiyaçlara yanıt veremeyebilir. Bu nedenle işletmelerin tümü GİB Portal’ı tercih etmeyebilir.
Entegrasyon
Şirketler, e-İrsaliye uygulaması kullanmak için kendi şirketleri adına özel bir yazılım geliştirebilir. Bunun için yeterli bilgi işlem alt yapısının olması şarttır. Aynı zamanda şirketlerin bu alan için yeterliliğe sahip olması, gerekli yazılım ve teknik bilgisine sahip personellere sahip olması gerekir. Bu da ek masrafları doğuracaktır.
Bazı durumlarda firmalar, kendi yazılımları veya GİB Portal ile sisteme dâhil olmak isteyebilirler. Bu durumda Gelir İdaresi Başkanlığı e-İrsaliye başvuru ekranı üzerinden başvuru kılavuzu incelenmeli ve burada belirtilen şartlar yerine getirilmelidir.
GİB’e hitaben yazılmış olan bir dilekçe ve test tanıtım formu sayesinde başvuru işlemlerini gerçekleştirmek mümkündür.
Özel Entegrasyon
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanmış olan özel entegratörler, kendi personellerine ve altyapı yazılımlarına sahiptir. Bu noktada şirketlerin ek bir yatırım yapmasına gerek kalmaz. Doğrudan özel entegratör uygulamaları dikkat çeker. Bunun yanı sıra özel entegratör yöntemi ile elektronik irsaliye sistemine katılacak şirketlerin GİB Portalına başvurması da gerekmez.
Özel entegratörler üzerinden elektronik irsaliye başvuru uygulamalarını gerçekleştirmek isteyen şirketler, “e-İrsaliye özel entegratörlük izni” olan bu özel entegratörleri kullanabilirler. Böylece elektronik irsaliye uygulamasına geçmek mümkün olabilir.
İlgili içerik: İrsaliyeli Fatura ve Sevk İrsaliyesi Nedir? Nasıl Hazırlanır?
e-İrsaliye Başvurusu Nasıl Yapılır?
e-İrsaliye başvurusunda bulunacak sorumluların e- fatura kullanıcısı olması şartı aranır. Elektronik fatura sistemlerinde kullanılan yöntemlerin e-İrsaliye için de kullanılması mümkündür. Elektronik irsaliye uygulamasına geçiş yapmak için üç farklı yol kullanabilirsiniz;
• GİB Portal yöntemi
• Doğrudan entegrasyon yöntemi
•İrsaliye özel entegrasyon yöntemi
Elektronik irsaliye uygulamasının işletmelere avantaj kazandırdığı gün geçtikçe açığa çıkmaktadır. Bu da kişilerin e-İrsaliye başvuru nereden yapılır sorusunu sormasına neden olur. Bu uygulamaya başvuru yapmak için adım atamdan önce e- fatura sistemine kayıtlı olup olmadığınızdan emin olmalısınız.
Gelir İdaresi Başkanlığı Portalı üzerinden başvuru yapmak isteyenler bu portala giriş yapmakla işe başlayabilirler. Buradan e-İrsaliye başvuru sorgulama yapmak için şu adımların takip edilmesi gerekir;
https://portal.efatura.gov.tr/efatura/egiris.jsp adresine giriş yapılır.
“Araçlar” menüsünden “Kullanıcı bilgileri” kısmı seçilir.
“Kullanıcı bilgileri” kısmında yer alan “e-İrsaliye kullanmak istiyorum” butonu tıklanarak başvurunun tamamlanmasını sağlayın.
e-İrsaliye Düzenlememe Cezası Nedir?
e-İrsaliye başvuru zorunluluğu olan bir uygulamadır. İlgili uygulamaya geçmeyen kişilere idari para cezası uygulanır. e-İrsaliyenin daha önce hiç düzenlenmemiş olması, düzenlense dahi görüntülenebilir bir formatının olmaması da bir ceza nedenidir. Aynı şekilde sevk irsaliyesinde asgari olarak bulundurulması gereken bilgilerin eksik ya da hatalı olması, sonradan değiştirilmesi gibi durumlar da ceza nedenidir. e-İrsaliye başvuru süresi ise 1 Temmuz 2023’e kadar hâlâ bu sisteme geçmemiş kullanıcılara zaman tanımaktadır.
e-İrsaliye Kullanmanın İşletmeye Faydaları Nelerdir?
e-İrsaliye başvuru süreci, günümüzün en çok merak edilen konuları arasında yer alır. Bunun nedeni, hayatımızın tüm alanlarına entegre olan dijitalleşme hareketleridir. Dijital dönüşüm uygulamaları ile birlikte birçok kişinin hayatına giren elektronik belgeler, kendini e-İrsaliyede de göstermiştir.
Daha öncesinde kağıt üzerinden düzenlenen Sevk İrsaliyesi belgesi, dijital ortamlara taşınmış ve buradan düzenlenmeye başlanmıştır. Elektronik irsaliye olarak karşımıza gelen bu uygulama, işletmelerin iş süreçlerini hızlandırarak genel iş verimliliğini artıran bir sistemdir.
Alınan e-İrsaliye hizmetleri sayesinde baskı, kargo, kağıt, arşivleme ve kargo gibi birçok masraf ortadan kalkmış olur. Her şeyden önce irsaliyenin sanal ortamda düzenlenmesi ile zaman ve ekstra iş yükü sonlanmış olur.
e-İrsaliye başvuru formu doldurarak başladığınız yeni sistem ile operasyonunuz hızlanarak veriminizi artıracaktır. Ancak elektronik irsaliye uygulamasının tek faydası bu değildir.
Güvenilir ve Anında İrsaliye Akışı
Kullandığınız muhasebe ve ERP programları sayesinde çok rahat bir şekilde belgenin muhatabına ulaşabilirsiniz. Aldığınız ve gönderdiğiniz irsaliyelerin %100 gerçek olduğundan emin olabilir ve bu sayede fazla efor sarf etmeden çalışmalarınızı takip edebilirsiniz.
Yasal Olarak Geçerli ve Güvenli Olan Saklama Koşulları ve Online Erişim
İrsaliyeleriniz, dijital muhasebe sistemlerinde uzun süre boyunca yedeklemeli ve 3DS şifreleme teknolojisiyle kalabilir. Üstelik irsaliyelerinize istediğiniz her an online ortam üzerinden kısa sürede erişim sağlayabilirsiniz.
Doğaya Destek İmkanı
Her yıl uğruna milyonlarca ağaç kesilen kağıtlar, günümüzde birçok geri dönüşüm projesine tabii tutulmakta. Bu kağıtlar için daha fazla ağaç kesmek yerine işlemleri elektronik ortama taşımak çok daha mantıklı bir seçimdir. Bu seçim, doğanın korunması noktasında da büyük avantaj sağlar.
Marka İmajını Yükseltme Avantajı
e-İrsaliye geçişiyle beraber tüm müşterileriniz ve iş ortaklarınız için marka imajını yükseltebilir ve avantajlı çıkabilirsiniz. Müşterileriniz ve ortaklarınızın gözünde teknolojiyi kullanan, modern operasyonlara sahip olan ve şeffaf kanunlara uygun iş yapan bir marka olarak yer edinebilir ve marka imajını pekiştirebilirsiniz.
Yüksek Verimlilik ve Operasyon Gücü
e-İrsaliye geçişi ile çalışanların operasyonel iş gücünü artırmak mümkündür. Böylece operasyonel iş gücü ortadan kaldırılarak bu iş gücünün çok daha verimli alanlarda kullanılması için fırsatlar ortaya çıkar.
Bonus!
Nakit akışı ve hızlı mutabakat, elektronik irsaliyeye geçmenin ana adımlarından biridir. Dış ve iç denetimler için uygun altyapının oluşması, hızlı uyuşmazlık çözümleri ve daha birçok noktada avantaj elde etmek mümkündür. Uluslararası standartlara uygun sayısız faydayı elde etmek için hızlıca e-İrsaliye sistemine geçiş yapmalısınız.
Ayrıca e-irsaliye kullanımıyla;
- Verilerinizi 10 yıl boyunca elektronik ortamda saklayabilir bu sayede arşivleme masraflarından kurtulabilirsiniz.
- Kağıt irsaliye basımı yerine e-irsaliye kullanarak, onaylama, kargolama gibi süreçlerde zaman, para ve iş gücü tasarrufu sağlayarak maliyetlerinizi en aza indirebilirsiniz.
- e-İrsaliye ile alıcıya anında bilgi ulaşır ve kabul, iade, iptal süreçlerinizi hızlıca anlaşma sağlayabilirsiniz.
- Kolay kullanım sunması sayesinde zamandan tasarruf edebilirsiniz
- Dosya ve saklama gibi etmenleri elimine ederek dilediğiniz zaman bir tık ile ulaşabilirsiniz
- Kağıt tüketiminden kaynaklanan masrafların önüne geçerken doğa için iyi bir şey yapmış oluruz.
e-İrsaliye Üzerinde Hangi Bilgiler Bulundurulmalıdır?
İrsaliyeyi düzenleyen şirketin bilgileri: Ad Soyad Bilgileri/ Adres Bilgisi / Vergi Dairesi / Hesap Numarası
Alıcı Bilgileri : Ad Soyad Bilgileri/ Adres Bilgisi / Vergi Dairesi / Hesap Numarası
Taşınan Malın: Türü / Miktarı / Fiili Sevk Tarihi / Sevk Zamanı ( saat ve dakika olarak)
e-İrsaliye Yanıtları
Alıcıya ulaştırılan e-İrsaliyeye yanıt verme süresi 7 gündür. Bu süre içinde yanıt verilmeyen irsaliyeler kabul edilmiş sayılacaktır.
İrsaliye iptali, gönderen tarafından sağlanamaz. Bu işlem için alıcının iptal etmesi gerekmektedir.
Ret Süreci için ise, sevkiyat sürecinin başlamamış olması gerekmektedir.
Kısmi Kabul durumunda ise, gönderilen malın; eksik, fazla ya da kabul edilmeyen miktarları belirtilebilir. Bu bilgilendirme sonrası göndericinin yeni irsaliye düzenlemesi gerekmektedir.
KolayBi' ile e-Dönüşüme Hazır Olun!
e-İrsaliye kullanımının yaygınlaşması, sevk ve faturalama süreçlerinizde size hız ve zaman kazandırırken, işlerinizi pratikleştirecektir. Bunun yanı sıra e-İrsaliyenin dijitalde bulunması, kağıt çıktının kaybolması ve zarar görmesi gibi durumlarda elinizin altında verili halde bulunacaktır. Bu da size ve işletmenize işlem kolaylığı sağlarken verimliliğinizi artıracaktır. KolayBi' e-İrsaliye Programı ile sevkiyatını yapacağınız ürünlere ait e-irsaliyenizi tek tıkla oluşturun. Hızlıca ilgili yerlere uşatırın!
Bütün e-Belge türlerine geçişin hızlandırılması ve bu konudaki ciro limitlerinin düşürülmesi, Türkiye'de e-Dönüşüm ürünlerinin yaygınlık kazanmasının önünü açmaktadır. Dijital sürecinizde KolayBi' olarak dilediğiniz her zaman yanınızdayız. Bize destek@kolaybi.com bağlantısından ulaşabilirsiniz. KolayBi' Ön Muhasebe Uygulamasını dilediğiniz her yerden ve bütün cihazlardan kullanmak için Şimdi 7 Gün Ücretsiz Deneyin!
