E-Defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak VUK (Vergi Usul Kanununa) ve TTK (Türk Ticaret Kanununa) koşullarına göre kayıt altında alınması zorunlu olan defterlerde yer alması şart olan bilgileri tamamının tutulduğu bütünüdür. GİB ile Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü tarafından ortak olarak yayımlanan 1 sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ve GİB tarafından yayımlanan 421 Sayılı VUK Genel Tebliği ile de defter düzenlemesi yapılmış bulunmaktadır.
e-Defter Ne İşe Yarar?
e-Defter'e geçilmeyen zamanlarda kağıtlara yazılan ve onay gerektiren Yevmiye ve Büyük Defter ( Defteri Kebir ) artık şirket tarafında elektronik ortamda basılacaktır. Bu çözümle hem zaman tasarrufu yapılacak hem de onay ve kırtasiye giderlerini büyük bir ölçüde maddi kazanç elde elde edilecektir. Defter sürecinde içeriği Gelirler İdaresi Başkanlığına gönderilmesi zorunlu değildir. Sadece berat adı verilen özet bilgi Gelirler İdaresi Başkanlığına gönderilir.
- Yevmiye defteri ve büyük defter hazırlamak için harcanan zaman, Defter uygulaması ile beraber bu işlemlerin zamanı en minimum seviyeye indirmiş olur. Bu da şirket için zaman ve personel tasarruf yapmış olur.
- Her dönem defterlerin onayı ve basımı için ödenen tutarlar e-Defter uygulaması ile ortadan kalkar. Yevmiye defteri ve büyük defterin noter onayı ile kağıda basma maliyeti, e-Defter sayesinde oluşmaz.
- Defterlerin baskısı, onayı, gönderimi, arşivlenmesi için harcanan tutarlar sıfırlanacağı için maliyetler azalır.
- Şirketlerin, onaylı defterlerinin VUK’na göre 5 yıl, TTK’na göre 10 yıl süreyle muhafaza altında tutulması gerekmektedir. Kağıda basılı defterleri saklamak için de mekan ve zaman harcamak gerekir.
e-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?
E defter başvuru işlemleri defter beyan başvuru adresinden üzerinden yapılabilmektedir. Başvuru sürecinde farklı merciler tarafından yapılan başvurular farklı süreçlere tabi tutulabilmektedir. Tüzel kişilerden ve gerçek kişilerden başvuru alınabilmektedir. Tüzel başvuru sürecinde takip edilmesi gereken yolu şu şekilde anlatabiliriz:
Öncelikle mükellefler e-Defter sitesine giriş yapmalıdır. Sistemde yer alan başvuru belgesinin doğru bir şekilde doldurulması gerekmektedir. Tüzel kişiler temsil ettikleri şirketin mali mührü ile tasdik işlemlerini tamamlamalıdır.
Gerçek kişiler tarafından gerçekleştirilen başvuru işlemlerinde ise şu aşamaların uygulanması gerekmektedir:
Yine aynı site üzerinden sisteme giriş yapılmalıdır. Sitede yer alan başvuru formuna bilgiler girilmelidir. Ardından taahhütname doldurulmalı ve tasdik işlemleri yapılmalıdır. Bu işlem kişiye ait bir elektronik imza yöntemidir. İnternet ortamına defterlerin taşınma işlemlerinde kullanılan yazılımın Gelir İdaresi’nden uyumlu bir yazılım olduğuna dair kabul alması gerekmektedir. Ayrıca başvuru yapılan bilgisayarın en az 32 bit Java sürümüne sahip olması gibi çeşitli teknik uyumluğua sahip olması gerekmektedir. Tüm bu işlemlerin tamamlanması ile birlikte e-defter başvuru işlemleri gerçekleştirebilmektedir
Son olarak başvuru aşamalarını basit bir şekilde sıralayabiliriz:
- Mali mühür damgası / gerçek kişiler için e-imza
- Zaman damgası
- GİB onaylı yazılım kullanımı
- Mevcut programın e-Defter uyumlu çalışabilmesi için güncelleme
- Arşivlemenin aktive edilmesi
2025 E-Defter Kimlere Zorunludur?
2024 yılı içerisinde e‑Fatura uygulamasına geçiş yapmak zorunda olan mükellefler, 1 Ocak 2025 itibariyle e‑Defter uygulamasına da geçmek durumundadır. Zorunlu e‑Defter kapsamına giren mükellef gurupları şu şekildedir:
- Brüt Satış Hasılatı 3 Milyon TL ve Üzeri Olanlar:
Satışları veya gayrisafi iş hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler, 2025 itibariyle e‑Defter’e geçmek zorundadır. - E-Ticaret Faaliyetinde Bulunanlar:
E‑ticaret faaliyetinde yer alan ve brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 500 bin TL ve üzeri olan mükellefler, e‑Defter uygulamasına dahil edilmelidir. - Emlak ve Gayrimenkul İşlemleri Yapanlar:
Gayrimenkul inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemlerini gerçekleştiren ya da bu işlemlere aracılık yapan; brüt satış hasılatı 500 bin TL ve üzeri olan mükellefler de zorunlu kapsamda yer almaktadır. - Motorlu Taşıt İşlemleri Yapanlar:
Motorlu taşıt alım, satım, kiralama yapan ya da bu işlemlere aracılık eden mükelleflerden brüt satış hasılatı 500 bin TL ve üzeri olanlar, 1 Ocak 2025’den itibaren e‑Defter’e geçmek zorundadır. - İnternet Ortamında İlan ve Reklam Faaliyetleri Yapanlar:
İnternet ortamında ilan yayınlayanlar veya internet reklamcılığı hizmeti aracılığıyla faaliyet gösteren ve brüt satış hasılatı 500 bin TL ve üzeri olan mükellefler de e‑Defter uygulaması kapsamında değerlendirilecektir. - Bağımsız Denetime Tabi Olan Şirketler:
Türk Ticaret Kanunu’nun 397’nci maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler, şartların sağlandığı yılı takip eden yılın başından itibaren e‑Defter’e geçmek zorundadır.
Ek Notlar:
- 1 Ocak 2025’ten itibaren, zorunlu e‑Defter kapsamına giren tüm mükellefler, kâğıt ortamında tutulan defterleri kullanamayacak; bu defterler geçersiz sayılacaktır.
- E‑Defter dosyalarının oluşturulması, imzalanması ve e‑Defter uygulamasına yüklenmesi işlemleri, Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu ve tebliğde belirtilen diğer usul ve esaslara uygun olarak gerçekleştirilecektir.
- Bu düzenleme, e‑Fatura uygulamasına geçiş yapmış mükelleflerin ticari işlemlerinin dijital ortama taşınması ve kayıtların elektronik ortamda güvenli bir şekilde tutulması amacıyla yürürlüğe girmiştir.
Konuyla alakalı diğer içeriğimiz; Defter Beyan Sistemi Nedir? Nasıl Başvuru Yapılır?
Zorunlu olduğu halde e-defter kullanmamanın cezası nedir?
Zorunlu olduğu halde e Defter sistemine uyum sağlamayanlar için belirli cezai hükümler vardır. Bunlar Vergi Usul Kanunu gereğince uygulanmaktadır. Zorunluluk getirildiği halde e-Defter uygulamasına zamanında geçiş yapmayan mükellefler hakkında Vergi Usul Kanununda öngörülen cezai hükümler uygulanır. Açılış ve onay yapmayanlar için dört bin lira; defterin yokluğunda ya da daha önce tek bir kayıt dahi içermediğinde 300 günden az süre boyunca adli para cezası uygulanır.
E-Defter Başvuru Sorgulama Nasıl Yapılır?
E defter başvurusu sorgulama işlemlerinizi Gelir Vergi İdaresi sayfasından yapabilirsiniz. Sayfaya giriş yaptıktan sonrasında arama butonuna ‘e-defter sorgulama’ yazdıktan sonra gerekli bilgileri girmeniz yeterlidir.
E-Defter Berat Nedir? Nasıl Görüntülenir?
E defter berat dosyalarını açabilmek için bazı işlemler yapmanız gerekmektedir. Öncelikle e-defter görüntüleyici için gerekli dosyaları defter.gov.tr üzerinden indirmeniz gerekmektedir. Berat.xslt dosyasını indirdikten sonra elektronik olarak sunduğunuz berat dosyası ile aynı klasöre taşımalı ve ardından birlikte aç seçeneğini kullanarak berat dosyanızı görebilirsiniz. E-Defter berat görüntüleme aşamalarında ibraz ettiğiniz berat üzerinden işlem yapmaya dikkat etmelisiniz.
Kimler e-Defter Kullanabilir?
- 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenlerden 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 milyon TL brüt satış toplamına sahip olanlar,
- 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler,
- 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olup yıllık 25 milyon TL cirosu bulunan firmalar, Defter zorunluluğuna dahildir.
Bunların dışında defter tutma işlemlerini online ortamda gerçekleştirmek isteyen vergi mükellefleri de gönüllü olarak e-Defter uygulamasını kullanma hakları vardır.
e-Defter Tutma Şartları Nelerdir?
İşletmelerin Defter uygulamasından için bazı şartları karşılamaları gerekir. Şirketler için mali mühür, tüzel kişiler için de nitelikli elektronik imza sertifikası bulunması zorunlu olup ayrıca bir uyumlu yazılım satın alınması gerekir. Bu aşamalarla birlikte Defterin tutulması, kaydedilmesi, onaylanması ve saklanması aşamalarını gerçekleştirmeyi sağlayacak yazılımın da kabul edilmesi gerekir. Bu hazırlıklarla beraber yapılacak başvuruların onaylanmasının ardından e-Defter tutma hakkı elde edilir.
Konu ile ilgil sık sorulan sorular
E-Defterin avantajları nelerdir?
e-Defter uygulaması, tasdik ve belirli kurumlara ibraz işlemlerinde maddi tasarruf sağlamaktadır. Ayrıca arşivlemede de sağladığı maddi desteklerin yanı sıra çok da güvenli bir sistemdir.
E-Defter Uygulamasına Nasıl Giriş Yapılır?
Elektronik imza ya da mali mühür ile sisteme giriş yapılabilir. Oracle JRE 1.6 yazılımı veya üzerinin bilgisayarınızda kurulu olması gerekmektedir. Var olan akıllı kartın donanım sürücüleri de varsa E-Defter site bağlantısı üzerinden sisteme girebilirsiniz.
E-Fatura kullanıcısı olmadan, e-Defter kullanıcısı olabilir miyim?
Elbette, daha önce uygulanmakta olan bu zorunluluk yürürlükten kalkmıştır. E fatura kullanmadan da e defter kullanmanız mümkündür.
E-Defter, elektronik ortam yerine kâğıt çıktısı alınarak saklanabilir mi?
Hayır. E defter sistemine geçiş yapıldıktan sonra bu mümkün değildir.
Hem kâğıt hem de elektronik defter tutulur mu?
Hayır. Elektronik ortamda defter tutan mükelleflerin kâğıt ortamında defter kullanımı söz konusu değildir.
E-Defter ve e-Defter Beratının Saklanması ve İbrazı Nasıl Olmalıdır?
E-Defter ibrazı sonrasında alakalı beratları ile beraber korunmalıdır. E-Defterlerin sağlamlığı ve güvenilirliği çok önemlidir. Mali mühür ve e imza ile korunduğundan dolayı kâğıt ortamında saklanması mümkün değildir
.jpg)
