E-belge, kağıt kullanımını azaltarak iş süreçlerini dijitalleştiren, verimliliği artıran ve çevre dostu bir yaklaşımı temsil eder. İçeriğimizle birlikte, e-belgeyi keşfederken, dijital finans ürünlerini de yakından tanıyacaksınız.
e-Belge Nedir?
İşletmelerde dijital dönüşüm olgusunun yaygınlaşmasıyla birlikte, yıllardır çeşitli iş amaçlarıyla kullanılagelen belgeler dijitalleşmekte ve internetin sağladığı imkanlarla elektronik ortamda hazırlanabilir hale gelmekte.
E-Dönüşüm olgusu yaygınlaştıkça, e-Belgelere yönelik soru işaretleri de beraberinde gelmektedir. Genellikle, kağıt belgelerde aynı hukuki özelliklere sahip olan elektronik belgeleri hep beraber yakından tanıyalım.
E-Belge nedir sorusu günümüzde sıklıkla sorulan ve işletme sahiplerinin karşısına çıkan kavramlardan biridir. E-Belge, e-dönüşüm kapsamında Maliye Bakanlığına bağlı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara göre oluşturulan belgeleri kapsar.
Elektronik belgeler, gerekli nitelikleri karşılayacak şekilde mükellefler tarafından hazırlanır. Hazırlanan e-belgeler, belirli aralıklar ile GİB Portal üzerinden ya da özel entegratörler aracılığı ile Gelir İdaresi Başkanlığına iletir. Dijital dönüşümün uygulanması konusunda her geçen gün yeni adımlar atan Maliye Bakanlığının sistemlerinden olan e-belge, vatandaşlara birçok konuda avantaj sağlar ve zaman kazandırır.
E-Belge Çeşitleri Nelerdir?
Farklı amaçlara hizmet eden birden çok e-belge çeşidi bulunmaktadır. Bunları kısaca özetleyecek olursak;
E-Fatura: Mal ve hizmetin satıldığını gösteren belge olan faturanın elektronik ortamda düzenlenmiş halidir.
E-Arşiv Fatura: e-Arşiv Fatura, e-faturaya benzer niteliktedir. Elektronik fatura sistemine dahil olmayan işletmeler ve son kullanıcı ile paylaşılan elektronik fatura türüdür.
e-İrsaliye: Satılmış ya da satılmak üzere olan bir malın, satın alınan yerden alıcının adresine gönderilmesine dair bilgileri içeren belge olan irsaliyenin çevrimiçi ortamda düzenlenmiş hali e-irsaliye olarak adlandırılır. Kısaca kağıt irsaliyenin elektronik hali olarak ifade edilebilir.
e-Defter: Bir diğer e-belge çeşidi e-defterdir. E-Defter, 213 sayılı Vergi Kanunu ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu tarafından tutulması zorunlu kılınan yevmiye defterlerinin ve büyük defterlerin önceden saptanan format ve standartlara göre elektronik ortamda dosyalanması ile oluşan e-belge türüdür.
e-SMM: E-Serbest meslek makbuzu(e-SMM), serbest meslek sahiplerinin mesleki faaliyetleri ile ilgili tahsilatlarda tanzim etmeleri zorunlu olan belgenin çevrim içi ortamda düzenlenmesi ile oluşur.
e-Gider Pusulası: Verg mükellefi olan ve defter tutan işletmeler, defter tutmayan ve verg mükellefi olmayan işletmelerden bir mal ya da hizmet satın aldıklarında, düzenlenen ticari belge gider pusulası olarak adlandırılır. Bu belgenin elektronik ortamda hazırlanması ile oluşan hali ise e-belge çeşitlerinden e-gider pusulasıdır.
e-İhracat Faturası: Yurt dışına satılan ürünlerin, ihracat ya da mikro ihracat süreçlerinde kesilmesi gereken fatura türüne e-ihracat faturası denmektedir.
e-Müstahsil Makbuzu: Üretici çiftçileri ilgilendiren bu belge, defter tutan tüccar ya da toptancıların, vergi mükellefi olmayan ve defter tutmayan çiftçilerden bir ürün ya da hizmet satın aldıklarında düzenlenmesi gereken belge türüdür. Ürünü satın alan kişiye verilen e-müstahsil makbuzunun ikinci nüshası, fatura işlevi görmektedir.
E-Belge Düzenlerken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?
E-Belgeler, Gelir İdaresi Başkanlığının belirlediği standartlara uygun nitelikte hazırlanmalıdır. İlgili mevzuata uygun hazırlanmamış ya da hiç oluşturulmamış e-belgeler, cezai yaptırıma tabi tutulabilir. Farklı e-belgeler için farklı standartlar belirlenmiştir ve bakanlıklar zaman zaman bu niteliklerde değişiklik yapabilmektedir.
Bu değişiklikleri takip etmek mükellefin sorumluluğundadır. E-belgelerin düzenlenmesi ve gönderilmesi için zaman aralıkları belirlenmiştir. İşlemler, bu zaman dilimlerine sadık kalarak yapılmalıdır. Aksi takdirde usulsüzlük cezası kaçınılmaz olacaktır.
Örneğin, e-irsaliyenin düzenlenmemesi ya da araç için görüntülenebilir nitelikte olmaması usulsüzlükten cezai yaptırım uygulanmasına sebep olur. E-fatura düzenlenmesi gereken durumlarda kağıt fatura düzenlenmesi, e-defterdeki değişikliklerin ne zaman yapıldığının anlaşılmaması usulsüzlüktür.
Usulsüzlük cezaları; özel usulsüzlük, birinci derece usulsüzlük ve ikinci derece usulsüzlük olmak üzere farklılık gösterir. E-belgede yapılan hata, eksik düzenleme, yanıltıcı bilgi gibi sebepler ile mükellef usulsüzlük cezasına çarptırılır. Eksik ya da hatanın sebep olduğu zarara göre farklı tutarlarda para cezası mükelleften tazmin edilir.
E-Belge Mükellefleri Kimlerdir?
E-belgeler ile ilgili düzenlemelerden sorumlu Gelir İdaresi Başkanlığının son değişiklikleri, e-belge mükelleflerinin kapsamını genişletmektedir. Yıllık ciro limitlerinin e-belge mükellefiyetini belirleyen en temel özellik olduğu söylenebilir.
Vergi Usul Kanunu ile bağlantılı olarak çıkarılan tebliğ, brüt satış geliri belli bir tutarın üzerinde olan mükelleflerin e-arşiv ve e-fatura düzenlemesini zorunlu kıldı. Benzer şekilde e-ticaret ile ilgilenen satıcılar için de belirli bir brüt satış geliri üzerine çıkılması durumunda e-arşiv ve e-fatura sisteminin kullanılması mecburiyet haline getirildi.
E-ticaret satıcılarının mal ve hizmetlerini kendi web siteleri ya da internet satış platformları üzerinden satmaları, e-fatura ve e-arşiv kullanım zorunluluğunu herhangi bir şekilde etkilememektedir. Her iki satış yöntemi için de aynı tutarlar geçerlidir.
Gayrimenkul veya motorlu taşıtlar için alım, satım, imal, inşa ya da kiralama işlemlerini yapan mükellefler ve bu işlemlere aracılık eden mükellefler yine belirli bir brüt satış kazancının üzerine çıkmaları durumunda e-fatura ve e-arşiv belgelerini kullanmaya mecburlardır.
Bununla birlikte Kültür ve Turizm Bakanlığı ya da belediyelerden işletme belgesi ya da yatırım almak hedefi ile konaklama hizmeti veren otel işletmeleri de e-arşiv ve e-fatura kullanmak zorunda olan mükelleflerdir.
Meslek faaliyetine yeni başlayan ya da devam eden, vergi mükellefi olan tüm serbest meslek mensuplarının tamamına e-serbest meslek makbuzu kullanmak zorunlu hale getirilmiştir. E-irsaliye kullanma zorunluluğu, e-arşiv ve e-faturada olduğu gibi ciro haddi hesaplanarak belirlenmektedir.
E-defter zorunluluğunda ise zorunluluk için bir ciro sınırı bulunmaz. Zorunlu olarak e-arşive geçen mükelleflerin e-deftere de geçiş yapmaları zorunludur. E-arşiv ve e-faturaya gönüllü olarak geçenlerin e-deftere geçme zorunluluğu yoktur.
2021 hesap dönemi için 4 milyon, 2022 ve sonrası dönemler için 3 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin, e-faturaya geçişleri zorunluyken,
Tebliğ kapsamında; e-ticaret yapanlar, turizm ve otel işletmeciler, araç alım satım ve kiralama işleri ile uğraşanlar, emlak ve gayrimenkul sektörü için 2021 yılı içerisinde yıllık ciro haddi 1 Milyon TL ve 2022 dönemi için 500Bin TL ve üzeri olması durumunda, aşağıdaki e-belge türlerine geçiş yapmaları gerekmektedir.;
- 1 Temmuz 2022 itibariyle e-Fatura
- 1 Temmuz 2022 itibariyle e-Arşiv
- 1 Ocak 2023 tarihinden itibaren e-Defter
- 1 Ocak 2023 tarihinden itibaren e-Defter Saklama
E-Belge Kullanmanın İşletmelere Sağladığı Avantajlar Nelerdir?
E-belge kullanımı, başta zamandan tasarruf olmak üzere pek çok fayda sağlar. Kağıt kullanımını ortadan kaldırması ile kağıt israfını ciddi oranda azaltmaktadır. Ayrıca belgeler için ayrılan baskı bütçesinin de başka amaçlar için kullanılmasına imkan tanır.
E-Belgelerin maddi anlamda sunduğu bir diğer fayda ise belgelerin ulaşım sırasında harcanacak nakit ve zamanı ortadan kaldırmasıdır. İlgili belge, saniyeler içinde alıcısına teslim edilir. Belgenin kargoda kaybolma ya da zarar görme ihtimali sıfırlanmış olur.
Elektronik ortamda hazırlanan belgeler yine elektronik ortamda depolanır ve muhafaza edilirler. Böylece mükellefler fiziki anlamda belgeleri korumak gibi bir süreç ile uğraşmazlar. Belgelerin zarar görmesinin ve kaybolmasının önüne geçilmiş olur.
E-belge kullanımı ile muhasebe takibi çok kolay hale gelmektedir. Böylece tahsilat süreci de hızlanır. E-belgelerde hata oranı kağıt üzerinde düzenlenen belgelere göre çok daha azdır. Bu da aynı işlemin tekrar edilmemesi için oldukça önemlidir.
e-Dönüşüm Uygulamaları için neden KolayBi'yi tercih etmelisiniz?
KolayBi' herkesin kullanabileceği kullanışlı arayüzü ve kullanıcı deneyimini önemseyen teknik olanakları ile bütün e-belge türlerini kolaylıkla hazırlayabileceğiniz bir yapı sunar.
Yerinizden kalkmadan, bütün e-belge süreçlerine dahil olabilir ve hızınızı arttırabilirsiniz.
İnternet bağlantısı olan her yerden, bütün finansal verilerinize erişebilmenize olan sağlayan KolayBi' ile dakikalar içerisinde e-belge mükellefi olabilir ve işletmenizi dijitalleştirebilirsiniz.
İhtiyacınız olan her anda uzman ekibiyle bir telefon mesafesi uzağınızda olan KolayBi, her zaman yanınızda, sizinle çözümler üretiyor.
Şimdi KolayBi'yi 14 Gün Boyunca ücretsiz deneyerek, işlerinizi kolaylaştırın, tahsilalarınızı hızlandırın.
