Ce este e-Factura și e-Delivery Note și cine trebuie să le folosească?

Ce Este Factura Electronică?

Factura electronică reprezintă varianta digitală a facturilor tradiționale tipărite pe hârtie. Cu alte cuvinte, în loc să se trimită și să se primească facturi fizice, acum se utilizează documente electronice, ceea ce aduce numeroase beneficii pentru companii de toate dimensiunile.

Prin intermediul facturii electronice, informațiile legate de o tranzacție comercială sunt transmise și stocate în format digital. Aceasta include toate detaliile tranzacției, precum numele și adresa companiei, codul fiscal, descrierea produselor sau serviciilor, prețurile, și data emiterii. Toate aceste informații sunt stocate într-un format digital sigur și pot fi accesate cu ușurință.

Cine Este Obrigat Să Folosească Factura Electronică în România?

În România, obligația de a utiliza factura electronică se aplică anumitor categorii de companii. Aceste categorii includ, în general, companiile mari și mijlocii, precum și anumite persoane juridice, care au atins un anumit nivel de cifră de afaceri. Conform reglementărilor actuale, anumite companii sunt obligate să treacă la factura electronică într-un interval de timp stabilit de autorități.

Obligația de a utiliza factura electronică se bazează pe următoarele criterii:

A devenit obligatoriu ca furnizorii de bunuri cu risc financiar ridicat să utilizeze sistemul RO E-Invoice începând cu 1 iulie 2022. Furnizorii trebuie să-și transmită facturile în format XML către sistem.

Sectoare Specifice: Anumite sectoare sau domenii de activitate pot fi supuse unor reguli speciale privind factura electronică. Este important ca companiile să verifice reglementările specifice domeniului lor de activitate pentru a se conforma cu legile în vigoare.

Cum Se Emite o Factură Electronică?

Emisia unei facturi electronice este un proces simplu, dar necesită utilizarea unui sistem de facturare electronică sau a unei platforme specializate. Companiile pot folosi software-uri de facturare electronică sau pot alege să utilizeze platforme online care facilitează procesul.

Pentru a emite o factură electronică, compania trebuie să includă toate informațiile obligatorii specificate de lege, precum datele despre furnizor și client, descrierea detaliată a produselor sau serviciilor, prețurile, datele de emitere și alte detalii relevante. Odată completată, factura electronică poate fi transmisă electronic către clientul corespunzător.

Care Este Calendarul de Tranziție la Factura Electronică?

Pentru a facilita tranziția companiilor către utilizarea facturii electronice, autoritățile române au stabilit un calendar de tranziție. Acest calendar definește termene limită diferite pentru implementarea facturării electronice, în funcție de dimensiunea și activitatea companiei.

Din 1 iulie 2022, furnizorii de produse cu risc financiar ridicat din România sunt obligați să utilizeze sistemul RO E-Factură. Furnizorii trebuie să transmită facturile lor în format XML prin intermediul sistemului."

În general, companiile au un anumit timp pentru a se conforma cu reglementările și pentru a începe să utilizeze factura electronică. Este esențial ca companiile să urmeze acest calendar și să se conformeze cerințelor legislative pentru a evita sancțiunile și amenzi.

Cum Se Folosește Sistemul de Facturare Electronică?

Pentru a utiliza factura electronică, companiile au la dispoziție diverse soluții software sau platforme de facturare electronică. Aceste soluții permit companiilor să creeze, să trimită și să gestioneze facturile electronice într-un mod eficient.

Utilizarea acestor sisteme este simplificată și poate fi adaptată la nevoile specifice ale companiei. De exemplu, companiile pot personaliza facturile pentru a se potrivi cu identitatea lor vizuală și pot adăuga informații suplimentare necesare pentru a satisface cerințele clienților.
‍

Care Sunt Costurile de Tranziție la Factura Electronică?

‍Costurile asociate tranziției la factura electronică pot varia în funcție de soluția aleasă de companie. Companiile pot opta pentru sisteme de facturare electronică gratuite sau pot investi în soluții software mai complexe, care oferă funcționalități suplimentare. De asemenea, costurile pot fi legate de formarea personalului pentru a utiliza sistemul de facturare electronică.

Cu toate acestea, este important de menționat că, pe termen lung, factura electronică poate aduce economii semnificative pentru companii. Costurile de printare, manipulare și trimitere a facturilor pe hârtie sunt eliminate, iar procesele administrative devin mai eficiente.

Cum Se Face Înregistrarea pentru Factura Electronică?

Pentru a începe utilizarea facturii electronice, companiile trebuie să se înregistreze într-un sistem de facturare electronică sau pe o platformă specializată. Acest proces implică furnizarea informațiilor despre companie, precum datele de contact, codul fiscal, și alte informații relevante.

Un partener de încredere în această tranziție poate face diferența. Compania KolayBi poate oferi soluții rapide, integrare ușoară și servicii

Sistemul românesc de bonuri electronice de livrare

Sistemul românesc de bonuri electronice este un alt proiect de digitalizare implementat împreună cu e-Invoice. În sistem, înainte de începerea transportului anumitor mărfuri, contribuabilii trebuie să emită o scrisoare de livrare electronică utilizând un sistem informatic. Ca și în cazul facturii electronice, contribuabilii trebuie să creeze un fișier XML și să trimită acest fișier la biroul fiscal prin sisteme electronice.

Obligația de a utiliza documentele de bon de livrare electronic acoperă categorii de produse cu risc financiar ridicat, la fel ca e-Factura; După cum s-a menționat mai sus, acest sistem a intrat în vigoare la 1 iulie 2022, însă, ANAF a anunțat că dacă nu vor fi respectate regulile e-delivery bon, nu vor fi aplicate penalități până la 1 octombrie.